গ্লোবাল রিক্রুটমেন্টে ভিসা প্রসেসিংয়ের বাধাগুলো অতিক্রম করা

বিদেশ থেকে দক্ষ কর্মী খুঁজে পাওয়া কাজের অর্ধেক মাত্র। বাকি অর্ধেক হলো তাদের শুরুর তারিখের আগেই ভিসা এবং ওয়ার্ক পারমিট অনুমোদন করানো। এই নির্দেশিকাটি দেখাবে যে ভিসা ফাইলগুলো কোথায় আটকে যায় এবং আপনাকে একটি সহজ পরিকল্পনা দেবে: প্রতিটি দেশের জন্য একটি টাইমলাইন, জমা দেওয়ার আগে ফাইল চেক করা, মেয়াদের তারিখ ট্র্যাক করার উপায় এবং আপনার এজেন্সি বা উপদেষ্টাকে করার মতো কিছু প্রশ্ন।

কেন ভিসা ফাইলগুলো আটকে যায়

বেশিরভাগ বিলম্ব নিয়োগকর্তার দিক থেকেই শুরু হয়, দূতাবাসের পক্ষ থেকে নয়। কোনো নথিপত্র কম থাকে। নামের বানান দুইভাবে লেখা থাকে। ফাইলটি অপেক্ষমাণ থাকাকালীন মেডিকেল সার্টিফিকেটের মেয়াদ শেষ হয়ে যায়। অ্যাপয়েন্টমেন্ট অনেক দেরিতে বুক করা হয়। প্রতিটি সমস্যাই ফাইলটিকে ফেরত পাঠিয়ে কয়েক সপ্তাহ বিলম্ব ঘটাতে পারে।

দ্বিতীয় কারণটি হলো এটি ধরে নেওয়া যে প্রতিটি দেশ একইভাবে কাজ করে। উদাহরণস্বরূপ, ইউরোপীয় ইউনিয়নের ভেতরে, যদি কোনো কর্মী এমন দেশ থেকে আসেন যার সাথে ইইউ-এর কোনো বিশেষ চুক্তি নেই, তবে তাদের কাজের অধিকার নির্ভর করে তারা যে দেশে যাচ্ছেন সেই দেশের জাতীয় আইনের ওপর।¹ তাই একটি চেকলিস্ট যা একটি দেশের জন্য কাজ করেছে, তা পরেরটিতে ব্যর্থ হতে পারে।

তৃতীয় কারণটি হলো সরকারি সময় কখন শুরু হয় তা না জানা। ইইউ সিঙ্গেল পারমিট ডিরেক্টিভ (EU Single Permit Directive) অনুযায়ী, কর্তৃপক্ষকে অবশ্যই ৯০ দিনের মধ্যে সিদ্ধান্ত নিতে হবে, কিন্তু এই ৯০ দিন গণনা শুরু হয় একটি সম্পূর্ণ আবেদন জমা দেওয়ার তারিখ থেকে।² জটিল ক্ষেত্রে, কর্তৃপক্ষ আরও ৩০ দিন সময় নিতে পারে।² একটি অসম্পূর্ণ ফাইল আপনার সুবিধার্থে সেই সময় গণনা শুরু করে না।

যুক্তরাজ্য একই রকম চিত্র তুলে ধরে। যুক্তরাজ্যের বাইরে থেকে আবেদন করা স্কিলড ওয়ার্কার ভিসার ক্ষেত্রে, সিদ্ধান্ত সাধারণত ৩ সপ্তাহের মধ্যে আসে, তবে তা শুধুমাত্র কর্মীর অনলাইনে আবেদন, পরিচয় প্রমাণ এবং নথিপত্র জমা দেওয়ার পরেই হয়।³ নথিপত্র যাচাই করার প্রয়োজন হলে বা কর্মীকে ইন্টারভিউ দিতে হলে আরও সময় লাগতে পারে।³

ধাপ ১: অফার করার আগে প্রতিটি দেশের জন্য টাইমলাইন ম্যাপ করুন

শুরুর তারিখ নিশ্চিত করার আগে, অফিসিয়াল ইমিগ্রেশন ওয়েবসাইট বা লাইসেন্সপ্রাপ্ত উপদেষ্টার মাধ্যমে জেনে নিন গন্তব্য দেশে প্রক্রিয়াটি কীভাবে কাজ করে। প্রতিটি দেশের জন্য লিখে রাখুন:

• কে আবেদন জমা দেয়। ইইউ সিঙ্গেল পারমিট ডিরেক্টিভ অনুযায়ী, প্রতিটি সদস্য রাষ্ট্র সিদ্ধান্ত নেয় যে কর্মী, নিয়োগকর্তা, নাকি তাদের মধ্যে যে কেউ আবেদন জমা দিতে পারবে কি না।²
• কত আগে আপনি আবেদন করতে পারবেন। যুক্তরাজ্যে, একজন কর্মী তাদের স্পনসরশিপ সার্টিফিকেটে দেখানো শুরুর তারিখের ৩ মাস আগে পর্যন্ত স্কিলড ওয়ার্কার ভিসার জন্য আবেদন করতে পারেন।⁴
• সাধারণ সিদ্ধান্তের সময়, এবং সেই সাথে বাড়তি কিছু সময় হাতে রাখা।
• কর্মীর অ্যাপয়েন্টমেন্টের প্রয়োজন আছে কি না। কিছু ইউকে আবেদনকারীকে ভিসা আবেদন কেন্দ্রে আঙুলের ছাপ এবং ছবি দিতে হয়, এবং নিকটতম কেন্দ্রটি অন্য দেশেও হতে পারে।³
• কোন মেডিকেল পরীক্ষা প্রয়োজন, কোথায় সেগুলো করতে হবে এবং ফলাফল কতদিন বৈধ থাকবে।
• কোন নথিপত্র অনুবাদ বা সরকারি সত্যায়নের প্রয়োজন।

তারপর শুরুর তারিখ থেকে উল্টোদিকে পরিকল্পনা করুন: চুক্তি, নথিপত্র, মেডিকেল, ফাইলিং, অ্যাপয়েন্টমেন্ট, সিদ্ধান্ত, ফ্লাইট। যদি পরিকল্পনাটি খাপ না খায়, তবে কর্মী বর্তমান চাকরি থেকে পদত্যাগ করার আগেই শুরুর তারিখ পরিবর্তন করুন।

ধাপ ২: প্রতিটি ফাইল জমা দেওয়ার আগে যাচাই করুন

জমা দেওয়ার আগে একটি সংক্ষিপ্ত যাচাইকরণ সবচেয়ে বেশি সময় বাঁচায়। ফাইলটি যিনি তৈরি করেছেন, তাকে ছাড়া অন্য কাউকে এটি বারবার একই তালিকা অনুযায়ী পরীক্ষা করতে বলুন:

1. পাসপোর্টটি পর্যাপ্ত সময় পর্যন্ত বৈধ আছে কি না। গন্তব্য দেশের নিয়ম দেখুন।
2. নাম, জন্ম তারিখ এবং পাসপোর্টের নম্বর প্রতিটি নথিতে অক্ষর অনুযায়ী মেলে কি না।
3. চুক্তি, চাকরির অফার এবং আবেদনে পদের নাম, বেতন এবং শুরুর তারিখ একই আছে কি না।
4. বিদেশি ভাষার প্রতিটি নথিতে কর্তৃপক্ষের চাহিদা অনুযায়ী অনুবাদ আছে কি না।
5. সরকারি সত্যায়ন প্রয়োজন এমন নথিপত্রে তা আছে কি না।
6. মেডিকেল ফলাফল এবং পুলিশ সার্টিফিকেট শুধুমাত্র ফাইল জমা দেওয়ার দিন নয়, বরং সিদ্ধান্তের প্রত্যাশিত তারিখেও বৈধ কি না।
7. ছবিগুলো অফিসিয়াল আকার এবং ব্যাকগ্রাউন্ডের নিয়ম মেনে তোলা কি না।
8. কর্মীর স্বাক্ষরের প্রয়োজনীয় প্রতিটি জায়গায় স্বাক্ষর করা আছে কি না।

সরকারি সত্যায়ন একটি সাধারণ বিলম্বের কারণ। অনেক দেশ হেগ অ্যাপোস্টিল কনভেনশনে (Hague Apostille Convention) স্বাক্ষর করেছে। এটি দীর্ঘ এবং ব্যয়বহুল বৈধকরণ প্রক্রিয়াকে একটি একক সার্টিফিকেট দ্বারা প্রতিস্থাপন করে, যাকে অ্যাপোস্টিল বলা হয়, যা নথির উৎস দেশ থেকে ইস্যু করা হয়।⁵ কনভেনশনে ১৩০টি চুক্তি স্বাক্ষরকারী দেশ রয়েছে।⁵ একটি ইলেকট্রনিক অ্যাপোস্টিল কাগজের অ্যাপোস্টিলের মতোই বৈধ।⁵ যদি কোনো দেশ পক্ষ না হয়, তবে পুরনো বৈধকরণ রুটটি আশা করুন এবং দূতাবাসের সাথে ধাপগুলো নিশ্চিত করুন।

যদি যাচাই করার সময় কোনো সমস্যা পাওয়া যায়, তবে জমা দেওয়ার আগেই তা সমাধান করুন। ফাইলটি "কিউতে থাকার জন্য" দুর্বল অবস্থায় পাঠানো সাধারণত যে সময় সাশ্রয় করে তার চেয়ে বেশি সময় নষ্ট করে।

ধাপ ৩: মেডিকেল, অ্যাপয়েন্টমেন্ট এবং মেয়াদের তারিখ সাজান

অনেক ভিসা নথির মেয়াদ থাকে, এবং যদি ফাইলটি অপেক্ষায় থাকাকালীন সেগুলোর মেয়াদ শেষ হয়ে যায়, তবে কর্মীকে সেগুলো পুনরায় করতে হয়। একটি উদাহরণ: যুক্তরাজ্যে, ৬ মাস বা তার বেশি সময় থাকার জন্য আসা ব্যক্তিরা যারা সম্প্রতি নির্দিষ্ট তালিকাভুক্ত দেশে বাস করেছেন, তাদের যক্ষ্মা (TB) পরীক্ষা প্রয়োজন।⁶ যদি পরীক্ষার ফলাফল পরিষ্কার থাকে, তবে সার্টিফিকেটটি এক্স-রের তারিখ থেকে ৬ মাসের জন্য বৈধ থাকে।⁶ অন্য দেশগুলো তাদের নিজস্ব মেডিকেল নিয়ম এবং মেয়াদকাল নির্ধারণ করে, তাই প্রতিটি দেশের জন্য অফিসিয়াল কর্তৃপক্ষের সাথে যাচাই করুন।

নিয়ন্ত্রণ বজায় রাখতে, পুরো গ্রুপের জন্য একটি ট্র্যাকিং শিট রাখুন। প্রতিটি কর্মীর জন্য রেকর্ড করুন:

• পাসপোর্টের মেয়াদ শেষ হওয়ার তারিখ
• মেডিকেল পরীক্ষার তারিখ এবং মেয়াদ শেষ হওয়ার তারিখ
• পুলিশ সার্টিফিকেটের তারিখ এবং মেয়াদ শেষ হওয়ার তারিখ
• অ্যাপয়েন্টমেন্টের তারিখ এবং স্থান
• আবেদন জমা দেওয়ার তারিখ
• অফিসিয়াল সিদ্ধান্তের সময় এবং সিদ্ধান্ত পাওয়ার প্রত্যাশিত তারিখ

শিটটি পরবর্তী মেয়াদের তারিখ অনুযায়ী সাজান এবং প্রতি সপ্তাহে পর্যালোচনা করুন। বড় গ্রুপে, এটি একটি মেয়াদোত্তীর্ণ সার্টিফিকেটকে পুরো ফ্লাইটের বিলম্ব থেকে রক্ষা করে।

ক্রমও গুরুত্বপূর্ণ। যদি স্লট কম থাকে তবে আগে অ্যাপয়েন্টমেন্ট বুক করুন। তারপর মেডিকেল পরীক্ষা এমনভাবে সময় নির্ধারণ করুন যেন সিদ্ধান্তের সময় ফলাফলটি বৈধ থাকে।

ধাপ ৪: অপেক্ষার সময় কর্মীদের অবহিত এবং সুরক্ষিত রাখুন

দীর্ঘ এবং নীরব অপেক্ষা কর্মীকে চাকরি নিয়ে সন্দেহ করতে বা অন্য অফার গ্রহণ করতে প্ররোচিত করে। প্রতি সপ্তাহে একটি সংক্ষিপ্ত, সৎ আপডেট পাঠান, এমনকি যদি কিছুই পরিবর্তন না হয়। প্রতিটি কর্মীকে একজন পরিচিত যোগাযোগকারী ব্যক্তি দিন। তাদের জানান পরবর্তী ধাপ কী এবং মোটামুটি কখন প্রত্যাশা করা উচিত।

এই সময়ে ন্যায্য আচরণ আন্তর্জাতিক মানদণ্ডেরও একটি বিষয়। ইন্টারন্যাশনাল লেবার অর্গানাইজেশন (ILO) বলে যে অভিবাসী কর্মীদের তাদের বোধগম্য ভাষায় লিখিত চুক্তি দেওয়া উচিত, দেশ ছাড়ার যথেষ্ট আগেই।⁷ এটি আরও বলে যে কর্মীদের কাছ থেকে কোনো রিক্রুটমেন্ট ফি বা সম্পর্কিত খরচ নেওয়া উচিত নয়।⁷ কর্মীদের পরিচয়পত্র এবং চুক্তি তাদের কাছ থেকে গোপন রাখা উচিত নয়।⁷ যদি ভিসা ধাপের জন্য পাসপোর্ট জমা দিতে হয়, তবে নিশ্চিত করুন যে সেই ধাপ শেষ হওয়ার সাথে সাথেই তা কর্মীর কাছে ফেরত দেওয়া হয়েছে।

অপেক্ষার সময়টি চাকরি, আবাসন এবং প্রথম সপ্তাহ সম্পর্কে স্পষ্ট তথ্য শেয়ার করতে ব্যবহার করুন।

ধাপ ৫: আপনার এজেন্সি বা ইমিগ্রেশন উপদেষ্টাকে করার মতো প্রশ্ন

যদি কোনো পার্টনার আপনার জন্য ভিসার কাজ করে, তবে চুক্তিতে স্বাক্ষরের আগে এই প্রশ্নগুলো করুন:

• প্রতিটি দেশের নিয়মের জন্য আপনারা কোন অফিসিয়াল উৎস ব্যবহার করেন এবং কত ঘন ঘন সেগুলো যাচাই করেন?
• জমা দেওয়ার আগে ফাইলটি কে যাচাই করে এবং তারা কোন চেকলিস্ট ব্যবহার করে?
• আপনারা আমাদের কত ঘন ঘন আপডেট দেবেন এবং কোন ফর্মে?
• যদি কোনো ফাইল বাতিল হয় বা ফেরত আসে তবে কী হবে?
• কর্মীরা কি আপনাদের বা আপনাদের সাথে কাজ করা কাউকে কোনো ফি দেয়?
• প্রক্রিয়া চলাকালীন কর্মীদের পাসপোর্ট কার কাছে থাকে এবং কতদিন থাকে?

সতর্ক সংকেত

• কেউ যদি "গ্যারান্টিযুক্ত" ভিসার প্রতিশ্রুতি দেয়। শুধুমাত্র কর্তৃপক্ষ সিদ্ধান্ত নেয়।
• দ্রুত রুটের অফার যা অফিসিয়াল সরকারি ওয়েবসাইটে নেই।
• কর্মীদের রিক্রুটমেন্ট ফি দিতে বলা হচ্ছে।
• পার্টনার যারা ভিসা ধাপের প্রয়োজনে যা প্রয়োজন তার চেয়ে বেশি সময় কর্মীদের পাসপোর্ট নিজের কাছে রাখে।

ভিসার বিলম্বের খুব কমই একটি বড় কারণ থাকে। একটি স্পষ্ট টাইমলাইন, সতর্ক ফাইল যাচাই, সাপ্তাহিক মেয়াদের পর্যালোচনা এবং কর্মীদের সাথে নিয়মিত যোগাযোগ ছোট ছোট ফাঁকগুলো বন্ধ করে দেয়, যা অন্যথায় আপনার শুরুর তারিখকে ক্ষতিগ্রস্ত করতে পারে।

সচরাচর জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন

একটি ওয়ার্ক ভিসা প্রসেস হতে কত সময় লাগে?

এটি দেশ এবং ভিসার ধরনের ওপর নির্ভর করে। কিছু কর্তৃপক্ষ অফিসিয়াল সিদ্ধান্তের সময় প্রকাশ করে এবং কিছু নিয়মের অধীনে, যেমন ইইউ সিঙ্গেল পারমিট, সেই সময় শুধুমাত্র ফাইলটি সম্পূর্ণ হওয়ার তারিখ থেকেই গণনা করা হয়। সবসময় গন্তব্য দেশের অফিসিয়াল ইমিগ্রেশন ওয়েবসাইট যাচাই করুন এবং বাড়তি কিছু সময় হাতে রাখুন।

আমরা কি সময় বাঁচাতে অসম্পূর্ণ ফাইল জমা দিতে পারি?

এটি সাধারণত একটি খারাপ ধারণা। একটি অসম্পূর্ণ ফাইল ফেরত পাঠানো হতে পারে বা আটকে রাখা হতে পারে, যা কয়েক সপ্তাহ সময় বাড়িয়ে দেয়। আগে ফাঁকগুলো পূরণ করুন এবং সম্পূর্ণ ফাইল জমা দিন।

অ্যাপোস্টিল কী এবং আমাদের কি এটির প্রয়োজন?

অ্যাপোস্টিল হলো একটি একক সার্টিফিকেট যা একটি পাবলিক নথিপত্রকে নিশ্চিত করে যাতে তা অন্য দেশে ব্যবহার করা যায়। এটি হেগ অ্যাপোস্টিল কনভেনশনে যোগ দেওয়া দেশগুলোর মধ্যে দীর্ঘ বৈধকরণ প্রক্রিয়াকে প্রতিস্থাপন করে। গন্তব্য কর্তৃপক্ষকে জিজ্ঞাসা করুন কোন নথিপত্রে এটির প্রয়োজন।

কর্মীদের কি তাদের নিজেদের ভিসা বা রিক্রুটমেন্ট খরচ বহন করা উচিত?

আন্তর্জাতিক ন্যায্য নিয়োগ মানদণ্ড অনুযায়ী কর্মীদের রিক্রুটমেন্ট ফি বা সম্পর্কিত খরচ বহন করা উচিত নয়। পাঠানো এবং গ্রহণকারী উভয় দেশের আইন যাচাই করুন। নিশ্চিত করুন যে আপনার এজেন্সি একই নিয়ম মেনে চলে।