Překonávání překážek při vyřizování víz v globálním náboru

Najít kvalitní pracovníky v zahraničí je jen polovina práce. Tou druhou je zajistit schválení jejich víz a pracovních povolení před datem nástupu. Tento průvodce ukazuje, kde se vízové složky zasekávají, a nabízí vám jednoduchý plán: časový harmonogram pro každou zemi, kontrolu složky před podáním, způsob sledování dat vypršení platnosti a otázky pro vaši agenturu nebo poradce.

Proč se vízové složky zasekávají

Většina zpoždění začíná na straně zaměstnavatele, nikoliv na ambasádě. Chybí dokument. Jméno je napsáno dvěma různými způsoby. Zdravotní potvrzení vyprší, zatímco se na složku čeká. Schůzka je zarezervována příliš pozdě. Každý problém může způsobit vrácení složky a přidat týdny zpoždění.

Druhou příčinou je předpoklad, že každá země funguje stejně. V rámci Evropské unie například platí, že pokud pracovník pochází ze země, která nemá s EU zvláštní dohodu, jeho právo pracovat závisí na vnitrostátních zákonech země, do které odchází.¹ Takže kontrolní seznam, který fungoval pro jednu zemi, může v další selhat.

Třetí příčinou je neznalost toho, kdy začíná oficiální lhůta. Podle směrnice EU o jednotném povolení by úřad měl rozhodnout do 90 dnů, ale těchto 90 dnů se počítá od data podání úplné žádosti.² Ve složitých případech může úřadu trvat vyřízení o 30 dní déle.² Neúplná složka tuto lhůtu ve váš prospěch nespustí.

Spojené království nabízí podobný obrázek. U víz pro kvalifikované pracovníky (Skilled Worker visa), o které se žádá mimo Spojené království, rozhodnutí obvykle přijde do 3 týdnů, ale pouze poté, co pracovník podal žádost online, prokázal svou totožnost a dodal své dokumenty.³ Pokud je třeba dokumenty prověřit nebo musí pracovník absolvovat pohovor, může to trvat déle.³

Krok 1: Mapujte časový harmonogram pro každou zemi před nabídkou práce

Než slíbíte datum nástupu, zjistěte, jak proces v cílové zemi funguje – z oficiálních imigračních stránek nebo od licencovaného poradce. Pro každou zemi si poznamenejte:

• Kdo podává žádost. Podle směrnice EU o jednotném povolení rozhoduje každý členský stát o tom, zda žádost podává pracovník, zaměstnavatel, nebo kdokoli z nich.²
• Jak brzy můžete žádat. Ve Spojeném království může pracovník požádat o vízum pro kvalifikované pracovníky až 3 měsíce před datem nástupu uvedeným na jeho potvrzení o sponzorství (certificate of sponsorship).⁴
• Obvyklou dobu rozhodování plus bezpečnostní rezervu.
• Zda pracovník potřebuje schůzku. Někteří žadatelé ve Spojeném království musí odevzdat otisky prstů a fotografii ve vízovém centru, přičemž nejbližší centrum může být v jiné zemi.³
• Jaké zdravotní testy jsou vyžadovány, kde musí být provedeny a jak dlouho zůstávají výsledky platné.
• Které dokumenty vyžadují překlad nebo úřední ověření.

Poté plánujte zpětně od data nástupu: smlouva, dokumenty, zdravotní prohlídka, podání, schůzka, rozhodnutí, let. Pokud se plán nevejde do časového rámce, přesuňte datum nástupu ještě předtím, než pracovník podá výpověď v současném zaměstnání.

Krok 2: Zkontrolujte každou složku před jejím podáním

Krátká kontrola před podáním ušetří nejvíce času. Požádejte druhou osobu – ne tu, která složku vytvořila – aby ji pokaždé zkontrolovala podle stejného seznamu:

1. Pas má dostatečně dlouhou platnost. Ověřte si pravidlo cílové země.
2. Jména, data narození a čísla pasů se shodují na každém dokumentu, písmeno po písmenu.
3. Pracovní pozice, plat a datum nástupu jsou stejné ve smlouvě, pracovní nabídce i žádosti.
4. Každý dokument v cizím jazyce má úřadem požadovaný překlad.
5. Dokumenty, které vyžadují úřední ověření, jej mají.
6. Zdravotní výsledky a výpisy z rejstříku trestů jsou platné v očekávaný den rozhodnutí, nejen v den, kdy žádost podáváte.
7. Fotografie splňují oficiální požadavky na velikost a pozadí.
8. Pracovník podepsal vše, co vyžaduje podpis.

Úřední ověření je častým důvodem zpoždění. Mnoho zemí podepsalo Haagskou úmluvu o apostile. Ta nahrazuje často zdlouhavý a nákladný proces legalizace jediným certifikátem zvaným Apostila, vydávaným v zemi, odkud dokument pochází.⁵ Úmluva má 130 smluvních stran.⁵ Elektronická apostila je stejně platná jako ta papírová.⁵ Pokud ani jedna ze zemí není stranou úmluvy, očekávejte starší cestu legalizace a kroky si potvrďte na ambasádě.

Pokud kontrola najde problém, opravte jej před podáním. Slabá složka poslaná „aby se dostala do fronty“ obvykle stojí více času, než kolik ušetří.

Krok 3: Slaďte zdravotní prohlídky, schůzky a data vypršení platnosti

Mnoho vízových dokumentů má omezenou platnost, a pokud vyprší v době, kdy se na složku čeká, musí je pracovník nechat vypracovat znovu. Příklad: ve Spojeném království lidé přijíždějící na 6 a více měsíců, kteří nedávno žili v určitých zemích na seznamu, potřebují test na tuberkulózu (TB).⁶ Pokud je test negativní, certifikát je platný 6 měsíců od data rentgenového vyšetření.⁶ Ostatní země si stanovují vlastní zdravotní předpisy a doby platnosti, proto si vše ověřte u příslušného úřadu.

Abyste udrželi proces pod kontrolou, veďte si pro celou skupinu jeden sledovací list. Pro každého pracovníka zaznamenejte:

• Datum vypršení platnosti pasu
• Datum zdravotního testu a datum konce jeho platnosti
• Datum výpisu z rejstříku trestů a datum konce jeho platnosti
• Datum a místo schůzky
• Datum podání žádosti
• Oficiální dobu rozhodování a datum, kdy očekáváte rozhodnutí

Seřaďte list podle nejbližšího data vypršení platnosti a každý týden jej kontrolujte. U velkých skupin to zabrání tomu, aby jeden propadlý certifikát zdržel celý let.

Záleží také na pořadí. Pokud je málo termínů, nejprve zarezervujte schůzku. Poté naplánujte zdravotní prohlídku dostatečně blízko termínu schůzky tak, aby byl výsledek stále platný, až přijde rozhodnutí.

Krok 4: Informujte a chraňte pracovníky během čekání

Dlouhé a tiché čekání dává pracovníkovi prostor pochybovat o práci nebo přijmout jinou nabídku. Každý týden pošlete krátkou, upřímnou aktualizaci, i když se nic nezměnilo. Dejte každému pracovníkovi jednoho jmenovaného kontaktního pracovníka. Řekněte jim, jaký je další krok a zhruba kdy ho očekávat.

Spravedlivé zacházení v tomto období je také otázkou mezinárodních standardů. Mezinárodní organizace práce (ILO) uvádí, že migrující pracovníci by měli dostat písemnou smlouvu v jazyce, kterému rozumí, v dostatečném předstihu před odjezdem ze své domovské země.⁷ Uvádí také, že pracovníci by neměli platit žádné náborové poplatky ani související náklady.⁷ Pracovníkům by neměly být zadržovány doklady totožnosti a smlouvy.⁷ Pokud musí být pas odevzdán pro účely víz, ujistěte se, že se vrátí pracovníkovi ihned po dokončení tohoto kroku.

Využijte čekací dobu ke sdílení jasných informací o práci, ubytování a prvním týdnu.

Krok 5: Otázky pro vaši agenturu nebo imigračního poradce

Pokud vízovou agendu za vás řeší partner, zeptejte se na tyto otázky, než podepíšete smlouvu:

• Jaké oficiální zdroje používáte pro pravidla každé země a jak často je kontrolujete?
• Kdo kontroluje každou složku před jejím podáním a jaký kontrolní seznam používá?
• Jak často nás budete informovat a v jaké formě?
• Co se stane, pokud je žádost zamítnuta nebo vrácena?
• Platí pracovníci vám nebo komukoli, s kým spolupracujete, nějaké poplatky?
• Kdo drží pasy pracovníků během procesu a jak dlouho?

Varovné signály, na které si dát pozor

• Kdokoliv, kdo slibuje „zaručené“ vízum. Rozhoduje pouze úřad.
• Nabídky rychlé cesty, která se neobjevuje na oficiálních vládních stránkách.
• Pracovníci, po kterých je požadováno placení náborových poplatků.
• Partneři, kteří zadržují pasy pracovníků déle, než vyžaduje vízový proces.

Zpoždění víz mají zřídkakdy jednu velkou příčinu. Jasný harmonogram, pečlivá kontrola složky, týdenní přehled expirací a stálý kontakt s pracovníky vyřeší většinu malých mezer dříve, než vás budou stát datum nástupu.

Často kladené otázky

Jak dlouho trvá vyřízení pracovního víza?

Záleží na zemi a typu víza. Některé úřady zveřejňují oficiální dobu rozhodování a podle některých pravidel, jako je jednotné povolení EU, se tento čas počítá pouze ode dne, kdy je složka úplná. Vždy zkontrolujte oficiální imigrační web cílové země a přidejte bezpečnostní rezervu.

Můžeme pro úsporu času podat neúplnou složku?

To je obvykle špatný nápad. Neúplná složka může být vrácena nebo pozastavena, což přidá týdny. Nejprve opravte nedostatky a podejte úplnou složku.

Co je apostila a potřebujeme ji?

Apostila je jediný certifikát, který potvrzuje pravost veřejné listiny, aby mohla být použita v jiné zemi. Nahrazuje zdlouhavější proces legalizace mezi zeměmi, které přistoupily k Haagské úmluvě o apostile. Zeptejte se cílového úřadu, které dokumenty ji vyžadují.

Měli by pracovníci platit za svá vlastní víza nebo náborové náklady?

Mezinárodní standardy spravedlivého náboru říkají, že pracovníci by neměli platit náborové poplatky ani související náklady. Zkontrolujte zákony v odesílající i přijímající zemi. Ujistěte se, že vaše agentura dodržuje stejné pravidlo.