Έλεγχος υποβάθρου και αξιολόγηση δεξιοτήτων σε διασυνοριακές προσλήψεις

Αυτός ο οδηγός σάς δείχνει πώς να ελέγχετε υποψηφίους από το εξωτερικό προτού τους προσλάβετε μαζικά. Θα λάβετε ένα απλό σχέδιο: τι να ελέγξετε, πώς να επιβεβαιώσετε τα πιστοποιητικά, πώς να δοκιμάσετε τις δεξιότητες, πώς να χειριστείτε τα ποινικά μητρώα και τα δεδομένα, και τι να ρωτήσετε το γραφείο ευρέσεως εργασίας σας.

Γιατί το χαρτί από μόνο του δεν αρκεί

Σε τεχνικές θέσεις εργασίας, μια λανθασμένη πρόσληψη μπορεί να προκαλέσει ατύχημα ή να σταματήσει ένα έργο. Ένα πιστοποιητικό μπορεί να είναι πλαστό ή να ανήκει σε κάποιον άλλον. Και ένα άτομο χωρίς πιστοποιητικό μπορεί να είναι ο καλύτερος συγκολλητής στην ομάδα.

Η Διεθνής Οργάνωση Εργασίας (ILO) σημειώνει ότι η πρόσβαση στην αναγνώριση δεξιοτήτων, ειδικά για μετανάστες εργαζομένους χαμηλής και μέσης ειδίκευσης, είναι συχνά περιορισμένη¹. Επομένως, χρειάζεστε δύο είδη ελέγχων. Οι έλεγχοι εγγράφων σας λένε αν το άτομο και τα έγγραφά του είναι αληθινά. Οι έλεγχοι δεξιοτήτων σάς λένε αν μπορούν να κάνουν τη δουλειά.

Βήμα 1: Αποφασίστε τι πραγματικά χρειάζεται κάθε θέση εργασίας

Πριν ξεκινήσετε, γράψτε μια σύντομη λίστα ελέγχου για κάθε ρόλο. Ένας οδηγός, ένας νοσηλευτής και ένας σκαλωματζής χρειάζονται διαφορετικούς ελέγχους.

• Ταυτότητα: διαβατήριο ή εθνική ταυτότητα, που ελέγχονται σε σχέση με το άτομο που παίρνετε συνέντευξη.
• Έγγραφα εκπαίδευσης και επαγγέλματος: μόνο εκείνα που χρειάζεται πραγματικά η θέση εργασίας.
• Άδειες: για παράδειγμα, άδεια οδήγησης ή επαγγελματική άδεια, εάν η εργασία το απαιτεί.
• Επαγγελματικό ιστορικό: προηγούμενοι εργοδότες, ημερομηνίες και τίτλοι θέσεων εργασίας.
• Πρακτικές δεξιότητες: μια πρακτική δοκιμασία των κύριων καθηκόντων.
• Ποινικό μητρώο: μόνο όπου η εργασία ή η χώρα προορισμού το απαιτεί.

Οι οδηγίες της ΔΟΕ για δίκαιες προσλήψεις αναφέρουν ότι οι εργοδότες δεν πρέπει να διατηρούν προσωπικά δεδομένα που δεν είναι απαραίτητα για να κριθεί εάν ένας εργαζόμενος είναι κατάλληλος για τη θέση ή για να κανονιστεί η τοποθέτησή του².

Βήμα 2: Επιβεβαιώστε τα πιστοποιητικά στην πηγή τους

Μια φωτοτυπία, μια σάρωση ή μια πλαστικοποιημένη κάρτα είναι ένας ισχυρισμός, όχι απόδειξη. Επιβεβαιώστε το με τον φορέα που το εξέδωσε. Οι άνθρωποι το αποκαλούν επαλήθευση πρωτογενούς πηγής. Σημαίνει απλώς ότι ρωτάτε απευθείας το σχολείο, το κέντρο εκπαίδευσης ή τον αδειοδοτικό φορέα.

1. Λάβετε τη γραπτή συγκατάθεση του εργαζομένου για να επικοινωνήσετε με τον εκδότη.
2. Βρείτε τα στοιχεία επικοινωνίας του εκδότη μόνοι σας, από επίσημη ιστοσελίδα ή κρατική λίστα. Μη χρησιμοποιείτε τον αριθμό τηλεφώνου ή το email που αναγράφεται στο πιστοποιητικό.
3. Στείλτε το όνομα, την ημερομηνία γέννησης, τον αριθμό πιστοποιητικού και τις ημερομηνίες. Ζητήστε από τον εκδότη να επιβεβαιώσει ή να διαψεύσει κάθε λεπτομέρεια εγγράφως.
4. Κρατήστε την απάντηση στον φάκελο του υποψηφίου.

Για πτυχία και διπλώματα από άλλη χώρα, χρησιμοποιήστε τα εθνικά κέντρα αναγνώρισης γνωστά ως ENIC-NARIC. Για παράδειγμα, η Διεύθυνση Ανώτατης Εκπαίδευσης και Δεξιοτήτων της Νορβηγίας αναφέρει ότι, ως γραφείο ENIC-NARIC, μπορεί να παρέχει πληροφορίες για εκπαιδευτικά συστήματα, διαπιστευμένα ιδρύματα και επαφές για αρχές σε χώρες του δικτύου³. Βοηθά επίσης τους εργοδότες να διαπιστώσουν αν μια θέση χρειάζεται επίσημη αναγνώριση και ποια αρχή τη χειρίζεται³.

Προσέξτε: ένα σχολείο που δεν μπορείτε να βρείτε σε καμία επίσημη λίστα, ημερομηνίες που δεν ταιριάζουν με την ηλικία ή το εργασιακό ιστορικό του ατόμου, και έναν υποψήφιο που αρνείται να υπογράψει έντυπο συγκατάθεσης.

Βήμα 3: Ελέγξτε τη δεξιότητα, όχι μόνο το χαρτί

Μια πρακτική δοκιμασία είναι ο καλύτερος τρόπος για να δείτε τι μπορεί να κάνει ένα άτομο. Διεξάγετέ την αυτοπροσώπως ή μέσω εποπτευόμενης ζωντανής βιντεοκλήσης. Χρησιμοποιήστε τα πραγματικά εργαλεία και καθήκοντα της εργασίας.

Μια καλή δοκιμασία έχει:

• Μια γραπτή λίστα εργασιών, ίδια για κάθε υποψήφιο.
• Ένα όριο επιτυχίας συμφωνημένο πριν ξεκινήσει η δοκιμασία.
• Έναν αξιολογητή που δεν εισπράττει αμοιβή για κάθε εργαζόμενο που περνάει.
• Ένα καταγεγραμμένο αποτέλεσμα, όπως ένα φύλλο βαθμολογίας.

Ορισμένες χώρες προορισμού διενεργούν τις δικές τους υποχρεωτικές δοκιμασίες. Το Υπουργείο Ανθρώπινου Δυναμικού και Κοινωνικής Ανάπτυξης της Σαουδικής Αραβίας αναφέρει ότι το Πρόγραμμα Επαλήθευσης Δεξιοτήτων (SVP) εισήχθη για τον έλεγχο των επαγγελματικών προσόντων πριν από την έκδοση βίζας εργασίας⁴. Αυτά τα σχήματα μπορούν να αλλάξουν γρήγορα. Τον Ιούλιο του 2026, η Σαουδική Αραβία σταμάτησε να εκδίδει βίζες εργασίας σε Νεπαλέζους εργαζομένους σε πέντε κατηγορίες θέσεων εργασίας που απαιτούν το πιστοποιητικό SVP, αφού το Νεπάλ σφράγισε το ινστιτούτο δοκιμών και δήλωσε ότι δεν είχε νόμιμη εξουσία να διενεργεί τις δοκιμασίες⁴. Το μάθημα: επιβεβαιώστε ότι το κέντρο δοκιμών είναι εγκεκριμένο από τις αρχές και στις δύο χώρες και αφήστε επιπλέον χρόνο στο σχέδιο προσλήψεών σας.

Αποφασίστε επίσης ποιος πληρώνει. Η ΔΟΕ υπολογίζει το κόστος ελέγχου των δεξιοτήτων, των προσόντων και της γλώσσας ενός εργαζομένου ως κόστος πρόσληψης². Οι οδηγίες της αναφέρουν ότι οι εργαζόμενοι δεν πρέπει να πληρώνουν τέλη πρόσληψης ή σχετικά έξοδα². Στην περίπτωση του Νεπάλ, ζητήθηκε από τους εργαζομένους να πληρώσουν οι ίδιοι ένα τέλος εξέτασης 50 δολαρίων ΗΠΑ⁴. Συμπεριλάβετε το κόστος των δοκιμασιών στον δικό σας προϋπολογισμό και ζητήστε από το γραφείο σας να επιβεβαιώσει γραπτώς ότι οι εργαζόμενοι δεν το πληρώνουν.

Βήμα 4: Μιλήστε με προηγούμενους προϊσταμένους

Μια σύντομη κλήση με έναν προηγούμενο άμεσο προϊστάμενο δείχνει πώς εργάζεται πραγματικά κάποιος. Ζητήστε από τον υποψήφιο το όνομα του προϊσταμένου, στη συνέχεια βρείτε μόνοι σας τον κεντρικό αριθμό τηλεφώνου της εταιρείας και ζητήστε να σας συνδέσουν. Αυτό εμποδίζει έναν φίλο να παριστάνει το αφεντικό.

• Ποιος ήταν ο τίτλος θέσης εργασίας και οι ημερομηνίες εργασίας του ατόμου;
• Ποια μηχανήματα, εργαλεία ή συστήματα χρησιμοποιούσαν καθημερινά;
• Ακολουθούσαν τους κανόνες ασφαλείας χωρίς να τους το υπενθυμίζουν;
• Γιατί έφυγαν; Θα τους προσλαμβάνατε ξανά;

Λάβετε τη συγκατάθεση του υποψηφίου πριν καλέσετε. Καταγράψτε τις απαντήσεις, την ημερομηνία και με ποιον μιλήσατε.

Βήμα 5: Χειριστείτε τα ποινικά μητρώα με προσοχή

Κάθε χώρα έχει τη δική της διαδικασία για τα πιστοποιητικά ποινικού μητρώου. Επιβεβαιώστε τα ακριβή βήματα με την αρμόδια αρχή έκδοσης ή την πρεσβεία πριν ζητήσετε από τους εργαζομένους να κάνουν αίτηση.

Ορισμένοι προορισμοί καθιστούν αυτούς τους ελέγχους μέρος της βίζας. Στο Ηνωμένο Βασίλειο, οι αιτούντες για ορισμένες διαδρομές βίζας, όπως θέσεις Εξειδικευμένου Εργαζομένου στην εκπαίδευση, την υγεία ή την κοινωνική φροντίδα, πρέπει να προσκομίσουν πιστοποιητικό ποινικού μητρώου για κάθε χώρα όπου έζησαν για 12 μήνες ή περισσότερο τα τελευταία 10 χρόνια, ενώ ήταν 18 ετών ή άνω⁵. Η ίδια καθοδήγηση του Ηνωμένου Βασιλείου αναφέρει ότι ο νόμος απαιτεί από τους εργοδότες να κάνουν αυτούς τους ελέγχους σε ορισμένες περιπτώσεις στους τομείς της υγείας και της εκπαίδευσης, αλλά αλλού αποτελούν απλώς βέλτιστη πρακτική⁵.

Τα δεδομένα ποινικού μητρώου είναι πολύ ευαίσθητα. Στο Ηνωμένο Βασίλειο, η ρυθμιστική αρχή προστασίας δεδομένων δηλώνει ότι μπορεί να υποστούν επεξεργασία μόνο υπό τον έλεγχο επίσημης αρχής ή όπου ο νόμος το επιτρέπει⁶. Προειδοποιεί επίσης ότι στις περισσότερες περιπτώσεις μια κλαδική μαύρη λίστα που βασίζεται σε ποινικά μητρώα θα παραβίαζε τον νόμο⁶. Η ρυθμιστική αρχή αναφέρει ότι αυτή η καθοδήγηση τελεί υπό επανεξέταση και άλλες χώρες έχουν τους δικούς τους κανόνες, οπότε ελέγξτε με έναν σύμβουλο προστασίας δεδομένων εκεί όπου προσλαμβάνετε.

Ζητήστε πιστοποιητικό ποινικού μητρώου μόνο όταν το απαιτεί η εργασία και εξηγήστε στον εργαζόμενο γιατί. Ένα ποινικό μητρώο δεν σημαίνει απαραίτητα αυτόματο «όχι». Ρωτήστε εάν το αδίκημα σχετίζεται με την εργασία.

Βήμα 6: Προστατέψτε τον εργαζόμενο κατά τη διάρκεια του ελέγχου

• Ποτέ μην κρατάτε διαβατήρια. Η ΔΟΕ αναφέρει ότι τα έγγραφα ταυτότητας των εργαζομένων δεν πρέπει να κατάσχονται ή να συγκρατούνται². Κοιτάξτε το πρωτότυπο, πάρτε ένα αντίγραφο και επιστρέψτε το.
• Μοιραστείτε δεδομένα μόνο με άδεια. Η ΔΟΕ αναφέρει ότι τα προσωπικά δεδομένα των εργαζομένων δεν πρέπει να πηγαίνουν σε κανένα τρίτο μέρος χωρίς την προηγούμενη γραπτή έγκρισή τους².
• Εξηγήστε κάθε έλεγχο. Πείτε στους εργαζομένους τι θα ελέγξετε, γιατί και ποιος θα δει το αποτέλεσμα, σε μια γλώσσα που καταλαβαίνουν.

Τι να ρωτήσετε το γραφείο ευρέσεως εργασίας σας

1. Ποιους ελέγχους κάνετε εσείς οι ίδιοι και ποιους αναθέτετε σε άλλη εταιρεία;
2. Πώς επιβεβαιώνετε τα πιστοποιητικά στην πηγή τους;
3. Ποιος διεξάγει τις δοκιμασίες δεξιοτήτων σας και είναι το κέντρο δοκιμών εγκεκριμένο από τις αρχές;
4. Ποιος πληρώνει για τις δοκιμασίες, τα πιστοποιητικά ποινικού μητρώου και τα τέλη εγγράφων;
5. Πώς αποθηκεύετε τα δεδομένα των εργαζομένων, ποιος μπορεί να τα δει και πότε τα διαγράφετε;
6. Τι συμβαίνει εάν ένας έλεγχος αποτύχει αφού έχει επιλεγεί ένας εργαζόμενος;

Κόκκινες σημαίες

• Πολλοί υποψήφιοι με το ίδιο πιστοποιητικό από το ίδιο άγνωστο σχολείο.
• Ένα γραφείο που δεν σας αφήνει να μιλήσετε με τους υποψηφίους ή να παρακολουθήσετε μια δοκιμασία.
• Εργαζόμενοι που λένε ότι πλήρωσαν οι ίδιοι για τη δοκιμασία ή το πιστοποιητικό τους.

Συχνές ερωτήσεις

Πόσο χρόνο διαρκούν οι έλεγχοι υποβάθρου για εργαζομένους από το εξωτερικό;

Εξαρτάται από τη χώρα και το είδος του ελέγχου. Ορισμένοι έλεγχοι είναι γρήγοροι, ενώ άλλοι διαρκούν πολύ περισσότερο όταν ένας εκδότης ή αρχή αργεί να απαντήσει. Ξεκινήστε τους μόλις καταρτίσετε τη λίστα των υποψηφίων και κρατήστε επιπλέον χρόνο στο σχέδιό σας.

Είναι μια σφραγισμένη μετάφραση απόδειξη ότι ένα πιστοποιητικό είναι αληθινό;

Όχι. Μια σφραγίδα δείχνει ότι κάποιος μετέφρασε το έγγραφο. Δεν αποδεικνύει ότι το πρωτότυπο είναι γνήσιο ή ότι ανήκει στον υποψήφιο. Να επιβεβαιώνετε πάντα το πρωτότυπο με τον φορέα που το εξέδωσε.

Πρέπει οι εργαζόμενοι να πληρώνουν για τη δική τους δοκιμασία δεξιοτήτων;

Σύμφωνα με τις οδηγίες της ΔΟΕ για δίκαιες προσλήψεις, το κόστος ελέγχου δεξιοτήτων και προσόντων είναι κόστος πρόσληψης που δεν πρέπει να πληρώνουν οι εργαζόμενοι. Συμπεριλάβετε το κόστος των δοκιμασιών στον δικό σας προϋπολογισμό. Ζητήστε από το γραφείο σας να επιβεβαιώσει γραπτώς ότι οι εργαζόμενοι δεν επιβαρύνονται με έξοδα.

Τι γίνεται αν ένας καλός υποψήφιος δεν έχει πιστοποιητικό;

Χρησιμοποιήστε μια πρακτική δοκιμασία δεξιοτήτων. Πολλοί ειδικευμένοι εργαζόμενοι έμαθαν στην πράξη και δεν είχαν ποτέ την ευκαιρία να αποκτήσουν ένα επίσημο χαρτί. Μια δίκαιη, καλά καταγεγραμμένη δοκιμασία σας δείχνει περισσότερα από όσα ένα πιστοποιητικό.