Υπερβαίνοντας τα εμπόδια στην επεξεργασία θεωρήσεων (βίζα) κατά την παγκόσμια στελέχωση

Η εύρεση ικανών εργαζομένων στο εξωτερικό είναι μόνο το μισό έργο. Το άλλο μισό είναι η έγκριση των θεωρήσεων (βίζα) και των αδειών εργασίας τους πριν από την ημερομηνία έναρξης. Αυτός ο οδηγός δείχνει πού κολλάνε οι φάκελοι για τις βίζες και σας δίνει ένα απλό σχέδιο: ένα χρονοδιάγραμμα για κάθε χώρα, έναν έλεγχο του φακέλου πριν από την υποβολή, έναν τρόπο παρακολούθησης των ημερομηνιών λήξης και ερωτήσεις για τον φορέα ή τον σύμβουλό σας.

Γιατί οι φάκελοι για βίζες κολλάνε

Οι περισσότερες καθυστερήσεις ξεκινον από την πλευρά του εργοδότη, όχι από την πρεσβεία. Ένα έγγραφο λείπει. Ένα όνομα γράφεται με δύο διαφορετικούς τρόπους. Μια ιατρική βεβαίωση λήγει ενώ ο φάκελος περιμένει. Ένα ραντεβού κλείστηκε πολύ αργά. Κάθε πρόβλημα μπορεί να στείλει τον φάκελο πίσω και να προσθέσει εβδομάδες καθυστέρησης.

Η δεύτερη αιτία είναι η παραδοχή ότι κάθε χώρα λειτουργεί με τον ίδιο τρόπο. Εντός της Ευρωπαϊκής Ένωσης, για παράδειγμα, αν ένας εργαζόμενος προέρχεται από χώρα χωρίς ειδική συμφωνία με την ΕΕ, το δικαίωμά του να εργαστεί εξαρτάται από την εθνική νομοθεσία της χώρας στην οποία μεταβαίνει.¹ Έτσι, μια λίστα ελέγχου που λειτούργησε για μια χώρα μπορεί να αποτύχει στην επόμενη.

Η τρίτη αιτία είναι η άγνοια του πότε ξεκινά επίσημα ο χρόνος επεξεργασίας. Σύμφωνα με την Οδηγία της ΕΕ για την Ενιαία Άδεια, η αρχή θα πρέπει να αποφασίσει εντός 90 ημερών, αλλά οι 90 ημέρες υπολογίζονται από την ημερομηνία υποβολής μιας πλήρους αίτησης.² Σε σύνθετες περιπτώσεις, η αρχή μπορεί να χρειαστεί 30 επιπλέον ημέρες.² Ένας ελλιπής φάκελος δεν ξεκινά αυτόν τον χρονισμό υπέρ σας.

Το Ηνωμένο Βασίλειο παρουσιάζει μια παρόμοια εικόνα. Για μια βίζα Ειδικευμένου Εργαζομένου (Skilled Worker visa) που υποβάλλεται από το εξωτερικό, μια απόφαση έρχεται συνήθως εντός 3 εβδομάδων, αλλά μόνο αφού ο εργαζόμενος έχει υποβάλει την αίτηση ηλεκτρονικά, έχει αποδείξει την ταυτότητά του και έχει προσκομίσει τα έγγραφά του.³ Μπορεί να διαρκέσει περισσότερο εάν τα έγγραφα πρέπει να ελεγχθούν ή εάν ο εργαζόμενος πρέπει να παραστεί σε συνέντευξη.³

Βήμα 1: Καθορίστε το χρονοδιάγραμμα για κάθε χώρα πριν κάνετε προσφορές

Πριν υποσχεθείτε μια ημερομηνία έναρξης, μάθετε πώς λειτουργεί η διαδικασία στη χώρα προορισμού, από την επίσημη ιστοσελίδα μετανάστευσης ή από έναν εξουσιοδοτημένο σύμβουλο. Για κάθε χώρα, καταγράψτε:

• Ποιος υποβάλλει την αίτηση. Σύμφωνα με την Οδηγία της ΕΕ για την Ενιαία Άδεια, κάθε κράτος μέλος αποφασίζει αν ο εργαζόμενος, ο εργοδότης ή οποιοσδήποτε από τους δύο υποβάλλει την αίτηση.²
• Πόσο νωρίς μπορείτε να υποβάλετε αίτηση. Στο Ηνωμένο Βασίλειο, ένας εργαζόμενος μπορεί να υποβάλει αίτηση για βίζα Ειδικευμένου Εργαζομένου έως και 3 μήνες πριν από την ημερομηνία έναρξης που αναγράφεται στο πιστοποιητικό χορηγίας του.⁴
• Τον συνήθη χρόνο απόφασης, συν ένα περιθώριο ασφαλείας.
• Εάν ο εργαζόμενος χρειάζεται ραντεβού. Ορισμένοι αιτούντες για το Ηνωμένο Βασίλειο πρέπει να δώσουν δακτυλικά αποτυπώματα και φωτογραφία σε κέντρο υποβολής αιτήσεων θεώρησης, και το πλησιέστερο κέντρο μπορεί να βρίσκεται σε άλλη χώρα.³
• Ποιες ιατρικές εξετάσεις απαιτούνται, πού πρέπει να πραγματοποιηθούν και για πόσο καιρό παραμένουν έγκυρα τα αποτελέσματα.
• Ποια έγγραφα χρειάζονται μετάφραση ή επίσημη πιστοποίηση.

Στη συνέχεια, σχεδιάστε προς τα πίσω από την ημερομηνία έναρξης: σύμβαση, έγγραφα, ιατρικές εξετάσεις, υποβολή, ραντεβού, απόφαση, πτήση. Εάν το σχέδιο δεν βγαίνει, μεταφέρετε την ημερομηνία έναρξης τώρα, πριν ο εργαζόμενος παραιτηθεί από την τρέχουσα εργασία του.

Βήμα 2: Ελέγξτε κάθε φάκελο πριν την υποβολή

Ένας σύντομος έλεγχος πριν από την υποβολή εξοικονομεί τον περισσότερο χρόνο. Ζητήστε από ένα δεύτερο άτομο, όχι από αυτόν που δημιούργησε τον φάκελο, να τον ελέγξει με την ίδια λίστα κάθε φορά:

1. Το διαβατήριο είναι έγκυρο για αρκετό χρονικό διάστημα. Ελέγξτε τον κανόνα της χώρας προορισμού.
2. Τα ονόματα, οι ημερομηνίες γέννησης και οι αριθμοί διαβατηρίων ταιριάζουν σε κάθε έγγραφο, γράμμα προς γράμμα.
3. Ο τίτλος της θέσης εργασίας, ο μισθός και η ημερομηνία έναρξης είναι τα ίδια στη σύμβαση, την προσφορά εργασίας και την αίτηση.
4. Κάθε έγγραφο σε ξένη γλώσσα έχει τη μετάφραση που ζητά η αρχή.
5. Τα έγγραφα που χρειάζονται επίσημη πιστοποίηση τη διαθέτουν.
6. Τα ιατρικά αποτελέσματα και τα πιστοποιητικά ποινικού μητρώου εξακολουθούν να ισχύουν την αναμενόμενη ημερομηνία απόφασης, όχι μόνο την ημέρα που υποβάλλετε τον φάκελο.
7. Οι φωτογραφίες ακολουθούν τους επίσημους κανόνες για το μέγεθος και το φόντο.
8. Ο εργαζόμενος έχει υπογράψει οτιδήποτε απαιτεί υπογραφή.

Η επίσημη πιστοποίηση αποτελεί συχνή αιτία καθυστέρησης. Πολλές χώρες έχουν υπογράψει τη Σύμβαση της Χάγης για την Apostille. Αντικαθιστά τη συχνά μακρά και δαπανηρή διαδικασία νομιμοποίησης με ένα ενιαίο πιστοποιητικό, που ονομάζεται Apostille (Επισημείωση), το οποίο εκδίδεται στη χώρα από την οποία προέρχεται το έγγραφο.⁵ Η Σύμβαση έχει 130 Συμβαλλόμενα Μέρη.⁵ Μια ηλεκτρονική Apostille είναι εξίσου έγκυρη με μια έντυπη.⁵ Εάν καμία από τις δύο χώρες δεν είναι συμβαλλόμενο μέρος, να αναμένετε την παλαιότερη οδό νομιμοποίησης και επιβεβαιώστε τα βήματα με την πρεσβεία.

Εάν ο έλεγχος βρει κάποιο πρόβλημα, διορθώστε το πριν από την υποβολή. Ένας αδύναμος φάκελος που αποστέλλεται «για να μπει στη σειρά» συνήθως κοστίζει περισσότερο χρόνο από ό,τι εξοικονομεί.

Βήμα 3: Προγραμματίστε ιατρικές εξετάσεις, ραντεβού και ημερομηνίες λήξης

Πολλά έγγραφα για τη βίζα λήγουν και αν λήξουν ενώ ο φάκελος περιμένει, ο εργαζόμενος πρέπει να τα επαναλάβει. Ένα παράδειγμα: στο Ηνωμένο Βασίλειο, άτομα που έρχονται για 6 μήνες ή περισσότερο και έχουν διαμείνει πρόσφατα σε ορισμένες αναφερόμενες χώρες χρειάζονται τεστ φυματίωσης (TB).⁶ Εάν το τεστ είναι καθαρό, το πιστοποιητικό ισχύει για 6 μήνες από την ημερομηνία της ακτινογραφίας.⁶ Άλλες χώρες θέτουν τους δικούς τους ιατρικούς κανόνες και περιόδους ισχύος, οπότε ελέγξτε τους με την επίσημη αρχή κάθε χώρας.

Για να έχετε τον έλεγχο, κρατήστε ένα φύλλο παρακολούθησης για ολόκληρη την ομάδα. Για κάθε εργαζόμενο, καταγράψτε:

• Ημερομηνία λήξης διαβατηρίου
• Ημερομηνία ιατρικής εξέτασης και ημερομηνία λήξης
• Ημερομηνία πιστοποιητικού ποινικού μητρώου και ημερομηνία λήξης
• Ημερομηνία και τοποθεσία ραντεβού
• Ημερομηνία υποβολής της αίτησης
• Επίσημος χρόνος απόφασης και η αναμενόμενη ημερομηνία απόφασης

Ταξινομήστε το φύλλο κατά την επόμενη ημερομηνία λήξης και ελέγχετε το κάθε εβδομάδα. Σε μεγάλες ομάδες, αυτό εμποδίζει ένα ληγμένο πιστοποιητικό από το να καθυστερήσει ολόκληρη την πτήση.

Η σειρά έχει επίσης σημασία. Κλείστε πρώτα το ραντεβού εάν οι διαθέσιμες θέσεις είναι περιορισμένες. Στη συνέχεια, προγραμματίστε την ιατρική εξέταση αρκετά κοντά στο ραντεβού ώστε το αποτέλεσμα να είναι ακόμη έγκυρο όταν έρθει η απόφαση.

Βήμα 4: Κρατήστε τους εργαζόμενους ενημερωμένους και προστατευμένους ενώ περιμένουν

Μια μεγάλη, σιωπηλή αναμονή δίνει στον εργαζόμενο χρόνο να αμφιβάλλει για τη θέση εργασίας ή να δεχτεί άλλη προσφορά. Στέλνετε μια σύντομη, ειλικρινή ενημέρωση κάθε εβδομάδα, ακόμα και όταν δεν έχει αλλάξει τίποτα. Δώστε σε κάθε εργαζόμενο ένα συγκεκριμένο άτομο επικοινωνίας. Πείτε τους ποιο είναι το επόμενο βήμα και πότε περίπου να το περιμένουν.

Η δίκαιη μεταχείριση κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου είναι επίσης θέμα διεθνών προτύπων. Η Διεθνής Οργάνωση Εργασίας (ΔΟΕ - ILO) αναφέρει ότι οι διακινούμενοι εργαζόμενοι θα πρέπει να λαμβάνουν έγγραφη σύμβαση σε γλώσσα που κατανοούν, εγκαίρως πριν αναχωρήσουν από τη χώρα τους.⁷ Αναφέρει επίσης ότι δεν πρέπει να χρεώνονται στους εργαζόμενους τέλη πρόσληψης ή σχετικά έξοδα.⁷ Τα έγγραφα ταυτότητας και οι συμβάσεις των εργαζομένων δεν πρέπει να κρατούνται μακριά τους.⁷ Εάν ένα διαβατήριο πρέπει να παραδοθεί για το στάδιο της βίζας, βεβαιωθείτε ότι επιστρέφει στον εργαζόμενο μόλις ολοκληρωθεί αυτό το βήμα.

Χρησιμοποιήστε τον χρόνο αναμονής για να μοιραστείτε σαφείς πληροφορίες σχετικά με τη δουλειά, τη στέγαση και την πρώτη εβδομάδα.

Βήμα 5: Ερωτήσεις για τον φορέα ή τον σύμβουλο μετανάστευσης

Εάν ένας συνεργάτης αναλαμβάνει τη διαδικασία της βίζας για εσάς, κάντε αυτές τις ερωτήσεις πριν υπογράψετε:

• Ποιες επίσημες πηγές χρησιμοποιείτε για τους κανόνες κάθε χώρας και πόσο συχνά τις ελέγχετε;
• Ποιος ελέγχει κάθε φάκελο πριν υποβληθεί και ποια λίστα ελέγχου χρησιμοποιεί;
• Πόσο συχνά θα μας ενημερώνετε και με ποια μορφή;
• Τι συμβαίνει εάν ένας φάκελος απορριφθεί ή επιστραφεί;
• Πληρώνουν οι εργαζόμενοι οποιαδήποτε αμοιβή σε εσάς ή σε οποιονδήποτε συνεργάζεστε;
• Ποιος κρατά τα διαβατήρια των εργαζομένων κατά τη διάρκεια της διαδικασίας και για πόσο καιρό;

Προειδοποιητικά σημάδια που πρέπει να προσέχετε

• Οποιοσδήποτε υπόσχεται μια «εγγυημένη» βίζα. Μόνο η αρχή αποφασίζει.
• Προσφορές για μια γρήγορη διαδρομή που δεν εμφανίζεται στην επίσημη κυβερνητική ιστοσελίδα.
• Εργαζόμενοι στους οποίους ζητείται να πληρώσουν τέλη πρόσληψης.
• Συνεργάτες που κρατούν τα διαβατήρια των εργαζομένων περισσότερο από όσο απαιτεί το στάδιο της βίζας.

Οι καθυστερήσεις στη βίζα σπάνια έχουν μία μεγάλη αιτία. Ένα σαφές χρονοδιάγραμμα, ένας προσεκτικός έλεγχος φακέλου, μια εβδομαδιαία αναθεώρηση ημερομηνιών λήξης και σταθερή επαφή με τους εργαζόμενους κλείνουν τα περισσότερα από τα μικρά κενά προτού σας κοστίσουν μια ημερομηνία έναρξης.

Συχνές ερωτήσεις

Πόσο χρόνο διαρκεί η επεξεργασία μιας βίζας εργασίας;

Εξαρτάται από τη χώρα και τον τύπο της βίζας. Ορισμένες αρχές δημοσιεύουν έναν επίσημο χρόνο απόφασης και σύμφωνα με ορισμένους κανόνες, όπως η ενιαία άδεια της ΕΕ, ο χρόνος αυτός μετράται μόνο από την ημερομηνία που ο φάκελος είναι πλήρης. Να ελέγχετε πάντα την επίσημη ιστοσελίδα μετανάστευσης για τη χώρα προορισμού και να προσθέτετε ένα περιθώριο ασφαλείας.

Μπορούμε να υποβάλουμε έναν ελλιπή φάκελο για να εξοικονομήσουμε χρόνο;

Συνήθως είναι κακή ιδέα. Ένας ελλιπής φάκελος μπορεί να επιστραφεί ή να τεθεί σε αναμονή, γεγονός που προσθέτει εβδομάδες καθυστέρησης. Διορθώστε πρώτα τις ελλείψεις και υποβάλετε έναν πλήρη φάκελο.

Τι είναι η Apostille και χρειαζόμαστε μία;

Η Apostille είναι ένα ενιαίο πιστοποιητικό που επικυρώνει ένα δημόσιο έγγραφο ώστε να μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε άλλη χώρα. Αντικαθιστά τη μακρύτερη διαδικασία νομιμοποίησης μεταξύ χωρών που έχουν προσχωρήσει στη Σύμβαση της Χάγης για την Apostille. Ρωτήστε την αρχή προορισμού ποια έγγραφα χρειάζονται τέτοιο πιστοποιητικό.

Πρέπει οι εργαζόμενοι να πληρώνουν για τη δική τους βίζα ή τα έξοδα πρόσληψης;

Τα διεθνή πρότυπα δίκαιης πρόσληψης αναφέρουν ότι οι εργαζόμενοι δεν πρέπει να πληρώνουν τέλη πρόσληψης ή σχετικά έξοδα. Ελέγξτε τη νομοθεσία τόσο στη χώρα αποστολής όσο και στη χώρα υποδοχής. Βεβαιωθείτε ότι ο φορέας σας ακολουθεί τον ίδιο κανόνα.