Cómo superar los cuellos de botella en la tramitación de visados en la contratación global

Encontrar buenos trabajadores en el extranjero es solo la mitad del trabajo. La otra mitad es conseguir que sus visados y permisos de trabajo sean aprobados antes de la fecha de inicio. Esta guía muestra dónde se quedan atascados los expedientes de visado y le ofrece un plan sencillo: un cronograma para cada país, una revisión de archivos antes de presentar, una forma de hacer seguimiento de las fechas de vencimiento y preguntas para su agencia o asesor.

Por qué se quedan atascados los archivos de visado

La mayoría de los retrasos comienzan por parte del empleador, no en la embajada. Falta un documento. Un nombre se escribe de dos maneras distintas. Un certificado médico caduca mientras el archivo espera. Una cita se reserva demasiado tarde. Cada problema puede provocar la devolución del archivo y añadir semanas de espera.

La segunda causa es asumir que todos los países funcionan de la misma manera. Dentro de la Unión Europea, por ejemplo, si un trabajador proviene de un país sin un acuerdo especial con la UE, su derecho a trabajar depende de las leyes nacionales del país al que se dirige.¹ Por lo tanto, una lista de verificación que funcionó para un país puede fallar en el siguiente.

La tercera causa es no saber cuándo empieza a correr el reloj oficial. Según la Directiva de Permiso Único de la UE, la autoridad debería decidir en un plazo de 90 días, pero esos 90 días cuentan desde la fecha en que se presenta una solicitud completa.² En casos complejos, la autoridad puede tomarse 30 días más.² Un archivo incompleto no hace que ese reloj corra a su favor.

El Reino Unido presenta un panorama similar. Para un visado de trabajador cualificado solicitado desde fuera del Reino Unido, la decisión suele llegar en un plazo de 3 semanas, pero solo después de que el trabajador haya solicitado en línea, haya demostrado su identidad y haya proporcionado sus documentos.³ Puede llevar más tiempo si los documentos necesitan ser verificados o si el trabajador debe asistir a una entrevista.³

Paso 1: Mapee el cronograma para cada país antes de hacer ofertas

Antes de prometer una fecha de inicio, averigüe cómo funciona el proceso en el país de destino, consultando el sitio web oficial de inmigración o a un asesor con licencia. Para cada país, anote:

• Quién presenta la solicitud. Según la Directiva de Permiso Único de la UE, cada estado miembro decide si el trabajador, el empleador o cualquiera de ellos presenta la solicitud.²
• Con cuánta antelación puede solicitar. En el Reino Unido, un trabajador puede solicitar un visado de trabajador cualificado hasta 3 meses antes de la fecha de inicio indicada en su certificado de patrocinio.⁴
• El tiempo habitual de decisión, más un margen de seguridad.
• Si el trabajador necesita una cita. Algunos solicitantes en el Reino Unido deben proporcionar huellas dactilares y una foto en un centro de solicitud de visados, y el centro más cercano podría estar en otro país.³
• Qué pruebas médicas son necesarias, dónde deben realizarse y cuánto tiempo permanecen válidos los resultados.
• Qué documentos necesitan traducción o certificación oficial.

Luego planifique hacia atrás desde la fecha de inicio: contrato, documentos, examen médico, presentación, cita, decisión, vuelo. Si el plan no encaja, mueva la fecha de inicio ahora, antes de que el trabajador renuncie a su trabajo actual.

Paso 2: Revise cada archivo antes de enviarlo

Una revisión rápida antes de la presentación ahorra mucho tiempo. Pida a una segunda persona, no a la que creó el archivo, que lo revise siguiendo la misma lista cada vez:

1. El pasaporte es válido por suficiente tiempo. Compruebe la norma del país de destino.
2. Los nombres, fechas de nacimiento y números de pasaporte coinciden en cada documento, letra por letra.
3. El puesto de trabajo, el salario y la fecha de inicio son los mismos en el contrato, la oferta de empleo y la solicitud.
4. Cada documento en un idioma extranjero tiene la traducción que exige la autoridad.
5. Los documentos que necesitan certificación oficial la tienen.
6. Los resultados médicos y certificados de antecedentes penales siguen siendo válidos en la fecha prevista de decisión, no solo el día en que presenta la solicitud.
7. Las fotos cumplen con las reglas oficiales de tamaño y fondo.
8. El trabajador ha firmado todo lo que requiere una firma.

La certificación oficial es una causa común de retraso. Muchos países han firmado el Convenio de la Apostilla de La Haya. Sustituye el proceso de legalización, a menudo largo y costoso, por un único certificado llamado Apostilla, emitido en el país del que proviene el documento.⁵ El Convenio cuenta con 130 Partes Contratantes.⁵ Una Apostilla electrónica es igual de válida que una en papel.⁵ Si alguno de los dos países no es parte del convenio, espere seguir la ruta de legalización antigua y confirme los pasos con la embajada.

Si la revisión encuentra un problema, corríjalo antes de presentarlo. Un archivo débil enviado "para entrar en la cola" suele costar más tiempo del que ahorra.

Paso 3: Alinee exámenes médicos, citas y fechas de vencimiento

Muchos documentos de visado caducan, y si caducan mientras el archivo espera, el trabajador debe volver a hacerlos. Un ejemplo: en el Reino Unido, las personas que vienen por 6 meses o más y que han vivido recientemente en ciertos países listados necesitan una prueba de tuberculosis (TB).⁶ Si la prueba es clara, el certificado es válido por 6 meses desde la fecha de la radiografía.⁶ Otros países establecen sus propias normas médicas y períodos de validez, así que verifique cada uno con la autoridad oficial.

Para mantener el control, mantenga una hoja de seguimiento para todo el grupo. Para cada trabajador, registre:

• Fecha de vencimiento del pasaporte
• Fecha del examen médico y fecha de vencimiento
• Fecha del certificado de antecedentes penales y fecha de vencimiento
• Fecha y ubicación de la cita
• Fecha en que se presentó la solicitud
• Tiempo oficial de decisión y fecha en que espera una decisión

Ordene la hoja por la próxima fecha que vencerá y revísela cada semana. En grupos grandes, esto evita que un certificado caducado detenga todo un vuelo.

El orden también importa. Reserve la cita primero si las plazas son escasas. Luego programe el examen médico lo suficientemente cerca de la cita para que el resultado siga siendo válido cuando llegue la decisión.

Paso 4: Mantenga a los trabajadores informados y protegidos mientras esperan

Una espera larga y silenciosa da tiempo al trabajador para dudar del puesto o aceptar otra oferta. Envíe una actualización breve y honesta cada semana, incluso cuando nada haya cambiado. Dé a cada trabajador una persona de contacto nombrada. Dígales cuál es el siguiente paso y aproximadamente cuándo esperarlo.

El trato justo durante este período es también una cuestión de estándares internacionales. La Organización Internacional del Trabajo (OIT) dice que los trabajadores migrantes deben recibir un contrato por escrito en un idioma que entiendan, con suficiente antelación antes de abandonar su país de origen.⁷ También indica que no se deben cobrar tarifas de contratación ni costos relacionados a los trabajadores.⁷ Los documentos de identidad y contratos de los trabajadores no deben ser retenidos.⁷ Si se debe entregar un pasaporte para la etapa del visado, asegúrese de que se devuelva al trabajador tan pronto como se complete ese paso.

Use el tiempo de espera para compartir información clara sobre el trabajo, el alojamiento y la primera semana.

Paso 5: Preguntas para hacer a su agencia o asesor de inmigración

Si un socio maneja el trabajo de visados por usted, haga estas preguntas antes de firmar:

• ¿Qué fuentes oficiales utiliza para las reglas de cada país y con qué frecuencia las verifica?
• ¿Quién revisa cada archivo antes de presentarlo y qué lista de verificación utilizan?
• ¿Con qué frecuencia nos actualizarán y en qué forma?
• ¿Qué sucede si se rechaza un archivo o se devuelve?
• ¿Los trabajadores pagan alguna tarifa a usted o a alguien con quien usted trabaja?
• ¿Quién custodia los pasaportes de los trabajadores durante el proceso y por cuánto tiempo?

Señales de advertencia a tener en cuenta

• Cualquiera que prometa un visado "garantizado". Solo la autoridad decide.
• Ofertas de una ruta rápida que no aparece en el sitio web oficial del gobierno.
• Trabajadores a quienes se les pide pagar tarifas de contratación.
• Socios que retienen los pasaportes de los trabajadores más tiempo del necesario para el paso del visado.

Los retrasos en los visados raramente tienen una sola causa importante. Un cronograma claro, una revisión cuidadosa de archivos, una revisión semanal de vencimientos y un contacto constante con los trabajadores cierran la mayoría de las pequeñas brechas antes de que le cuesten una fecha de inicio.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo tarda en procesarse un visado de trabajo?

Depende del país y del tipo de visado. Algunas autoridades publican un tiempo oficial de decisión y, bajo ciertas normas, como el permiso único de la UE, ese tiempo cuenta solo desde la fecha en que el archivo está completo. Siempre consulte el sitio web oficial de inmigración para el país de destino y añada un margen de seguridad.

¿Podemos presentar un archivo incompleto para ahorrar tiempo?

Suele ser una mala idea. Un archivo incompleto puede ser devuelto o puesto en espera, lo que añade semanas. Solucione primero las brechas y presente un archivo completo.

¿Qué es una Apostilla y necesitamos una?

Una Apostilla es un certificado único que confirma un documento público para que pueda usarse en otro país. Sustituye el proceso de legalización más largo entre países que se han unido al Convenio de la Apostilla de La Haya. Pregunte a la autoridad de destino qué documentos necesitan una.

¿Deben los trabajadores pagar sus propios costos de visado o de contratación?

Los estándares internacionales de contratación justa dicen que los trabajadores no deben pagar tarifas de contratación ni costos relacionados. Verifique la ley tanto en el país de origen como en el de destino. Asegúrese de que su agencia siga la misma regla.