वैश्विक भर्ती में वीज़ा प्रसंस्करण बाधाओं को दूर करना

विदेश में अच्छे श्रमिकों को ढूंढना केवल आधा काम है। दूसरा आधा काम है स्टार्ट डेट से पहले उनके वीज़ा और वर्क परमिट को मंज़ूरी दिलाना। यह गाइड दिखाती है कि वीज़ा फाइलें कहाँ अटक जाती हैं और आपको एक सरल योजना देती है: प्रत्येक देश के लिए एक समय-सीमा, सबमिट करने से पहले फाइल की जाँच, समाप्ति तिथियों को ट्रैक करने का तरीका, और अपनी एजेंसी या सलाहकार से पूछने के लिए प्रश्न।

वीज़ा फाइलें क्यों अटकती हैं

अधिकांश देरी नियोक्ता की ओर से होती है, न कि दूतावास में। कोई दस्तावेज़ गायब है। किसी नाम की वर्तनी दो अलग-अलग तरीकों से लिखी गई है। फाइल के इंतज़ार के दौरान मेडिकल सर्टिफिकेट समाप्त हो जाता है। अपॉइंटमेंट बहुत देर से बुक की जाती है। प्रत्येक समस्या फाइल को वापस भेज सकती है और हफ़्तों का समय बढ़ा सकती है।

दूसरा कारण यह मान लेना है कि हर देश एक ही तरह से काम करता है। उदाहरण के लिए, यूरोपीय संघ के भीतर, यदि कोई श्रमिक किसी ऐसे देश से आता है जिसका यूरोपीय संघ के साथ कोई विशेष समझौता नहीं है, तो उनका काम करने का अधिकार उस देश के राष्ट्रीय कानूनों पर निर्भर करता है जहाँ वे जाते हैं।¹ इसलिए जो चेकलिस्ट एक देश के लिए काम करती थी, वह दूसरे में विफल हो सकती है।

तीसरा कारण यह न जानना है कि आधिकारिक घड़ी कब शुरू होती है। ईयू सिंगल परमिट निर्देश के तहत, प्राधिकरण को 90 दिनों के भीतर निर्णय लेना चाहिए, लेकिन 90 दिन उस तारीख से गिने जाते हैं जब एक पूर्ण आवेदन जमा किया जाता है।² जटिल मामलों में, प्राधिकरण 30 दिन और ले सकता है।² एक अपूर्ण फाइल आपके पक्ष में उस घड़ी को शुरू नहीं करती है।

यूनाइटेड किंगडम भी कुछ ऐसा ही चित्र प्रस्तुत करता है। यूके के बाहर से आवेदन किए गए स्किल्ड वर्कर वीज़ा के लिए, निर्णय आमतौर पर 3 सप्ताह के भीतर आता है, लेकिन केवल तभी जब श्रमिक ने ऑनलाइन आवेदन कर दिया हो, अपनी पहचान साबित कर दी हो और अपने दस्तावेज़ प्रदान कर दिए हों।³ यदि दस्तावेज़ों की जाँच करने की आवश्यकता हो या श्रमिक को साक्षात्कार में भाग लेना पड़े, तो इसमें अधिक समय लग सकता है।³

चरण 1: ऑफ़र देने से पहले प्रत्येक देश के लिए समय-सीमा मैप करें

इससे पहले कि आप स्टार्ट डेट का वादा करें, आधिकारिक आव्रजन वेबसाइट या लाइसेंस प्राप्त सलाहकार से यह पता करें कि गंतव्य देश में प्रक्रिया कैसे काम करती है। प्रत्येक देश के लिए, यह लिखें:

• आवेदन कौन दाखिल करता है। ईयू सिंगल परमिट निर्देश के तहत, प्रत्येक सदस्य राज्य यह तय करता है कि श्रमिक, नियोक्ता, या उनमें से कोई भी आवेदन जमा करेगा।²
• आप कितनी जल्दी आवेदन कर सकते हैं। यूके में, एक श्रमिक अपने स्पॉन्सरशिप सर्टिफिकेट पर दिखाई गई स्टार्ट डेट से 3 महीने पहले तक स्किल्ड वर्कर वीज़ा के लिए आवेदन कर सकता है।⁴
• सामान्य निर्णय का समय, साथ ही सुरक्षा मार्जिन।
• क्या श्रमिक को अपॉइंटमेंट की आवश्यकता है। कुछ यूके आवेदकों को वीज़ा आवेदन केंद्र पर फिंगरप्रिंट और फोटो देना होता है, और निकटतम केंद्र दूसरे देश में हो सकता है।³
• किन मेडिकल टेस्ट की आवश्यकता है, उन्हें कहाँ किया जाना चाहिए, और परिणाम कब तक मान्य रहते हैं।
• किन दस्तावेज़ों को अनुवाद या आधिकारिक प्रमाणीकरण की आवश्यकता है।

फिर स्टार्ट डेट से पीछे की ओर योजना बनाएं: अनुबंध, दस्तावेज़, मेडिकल, फाइलिंग, अपॉइंटमेंट, निर्णय, उड़ान। यदि योजना फिट नहीं बैठती है, तो स्टार्ट डेट को अभी आगे बढ़ा दें, इससे पहले कि श्रमिक अपनी वर्तमान नौकरी से इस्तीफा दे दे।

चरण 2: फाइल दाखिल करने से पहले हर फाइल की जाँच करें

सबमिशन से पहले की गई एक छोटी जाँच सबसे अधिक समय बचाती है। किसी दूसरे व्यक्ति से कहें, न कि उस व्यक्ति से जिसने फाइल बनाई है, कि हर बार उसी सूची के आधार पर इसकी जाँच करे:

1. पासपोर्ट पर्याप्त समय के लिए वैध है। गंतव्य देश के नियम की जाँच करें।
2. नाम, जन्म तिथि और पासपोर्ट नंबर हर दस्तावेज़ पर अक्षर-दर-अक्षर मेल खाते हैं।
3. जॉब टाइटल, वेतन और स्टार्ट डेट अनुबंध, जॉब ऑफ़र और आवेदन पर समान हैं।
4. विदेशी भाषा के हर दस्तावेज़ का वह अनुवाद है जो प्राधिकरण मांगता है।
5. जिन दस्तावेज़ों को आधिकारिक प्रमाणीकरण की आवश्यकता है, वे प्रमाणित हैं।
6. मेडिकल परिणाम और पुलिस सर्टिफिकेट अपेक्षित निर्णय तिथि पर भी वैध हैं, न कि केवल उस दिन जिस दिन आप फाइल करते हैं।
7. तस्वीरें आधिकारिक आकार और पृष्ठभूमि के नियमों का पालन करती हैं।
8. श्रमिक ने उन सभी पर हस्ताक्षर किए हैं जिन पर हस्ताक्षर की आवश्यकता है।

आधिकारिक प्रमाणीकरण एक सामान्य देरी है। कई देशों ने हेग अपोस्टिल कन्वेंशन पर हस्ताक्षर किए हैं। यह अक्सर लंबी और महंगी कानूनी प्रक्रिया को एक एकल सर्टिफिकेट, जिसे अपोस्टिल कहा जाता है, से बदल देता है, जो उस देश में जारी किया जाता है जहाँ से दस्तावेज़ आता है।⁵ कन्वेंशन में 130 अनुबंधकारी पक्ष हैं।⁵ एक इलेक्ट्रॉनिक अपोस्टिल पेपर वाले की तरह ही वैध है।⁵ यदि कोई भी देश पक्ष नहीं है, तो पुरानी कानूनी प्रक्रिया की अपेक्षा करें और दूतावास के साथ चरणों की पुष्टि करें।

यदि जाँच में कोई समस्या मिलती है, तो फाइल करने से पहले उसे ठीक करें। "कतार में शामिल होने के लिए" भेजी गई एक कमज़ोर फाइल अक्सर समय बचाने के बजाय अधिक समय बर्बाद करती है।

चरण 3: मेडिकल, अपॉइंटमेंट और समाप्ति तिथियों को व्यवस्थित करें

कई वीज़ा दस्तावेज़ों की समय सीमा समाप्त हो जाती है, और यदि फाइल के इंतज़ार के दौरान उनकी समय सीमा समाप्त हो जाती है, तो श्रमिक को उन्हें फिर से करना होगा। एक उदाहरण: यूके में, 6 महीने या उससे अधिक समय के लिए आने वाले लोगों को, जो हाल ही में कुछ सूचीबद्ध देशों में रहे हैं, तपेदिक (टीबी) परीक्षण की आवश्यकता होती है।⁶ यदि परीक्षण स्पष्ट है, तो सर्टिफिकेट एक्स-रे की तारीख से 6 महीने के लिए वैध है।⁶ अन्य देश अपने स्वयं के मेडिकल नियम और वैधता अवधि निर्धारित करते हैं, इसलिए आधिकारिक प्राधिकरण के साथ प्रत्येक की जाँच करें।

नियंत्रण में रहने के लिए, पूरे समूह के लिए एक ट्रैकिंग शीट रखें। प्रत्येक श्रमिक के लिए, रिकॉर्ड करें:

• पासपोर्ट की समाप्ति तिथि
• मेडिकल परीक्षण की तारीख और समाप्ति तिथि
• पुलिस सर्टिफिकेट की तारीख और समाप्ति तिथि
• अपॉइंटमेंट की तारीख और स्थान
• आवेदन दाखिल करने की तारीख
• आधिकारिक निर्णय का समय और वह तारीख जब आप निर्णय की अपेक्षा करते हैं

शीट को उस अगली तारीख के आधार पर क्रमबद्ध करें जो समाप्त होने वाली है और हर हफ़्ते इसकी समीक्षा करें। बड़े समूहों में, यह एक समाप्त हो चुके सर्टिफिकेट को पूरी उड़ान को रोकने से बचाता है।

क्रम भी मायने रखता है। यदि स्लॉट दुर्लभ हैं तो अपॉइंटमेंट पहले बुक करें। फिर मेडिकल को अपॉइंटमेंट के काफी करीब शेड्यूल करें ताकि निर्णय आने पर परिणाम अभी भी वैध रहे।

चरण 4: प्रतीक्षा के दौरान श्रमिकों को सूचित और सुरक्षित रखें

एक लंबी, मूक प्रतीक्षा श्रमिक को नौकरी पर संदेह करने या दूसरा ऑफ़र स्वीकार करने का समय देती है। हर हफ़्ते एक छोटा, ईमानदार अपडेट भेजें, भले ही कुछ भी न बदला हो। प्रत्येक श्रमिक को एक नामित संपर्क व्यक्ति दें। उन्हें बताएं कि अगला चरण क्या है और मोटे तौर पर इसकी उम्मीद कब की जानी चाहिए।

इस अवधि के दौरान उचित व्यवहार भी अंतर्राष्ट्रीय मानकों का विषय है। अंतर्राष्ट्रीय श्रम संगठन (ILO) का कहना है कि प्रवासी श्रमिकों को उनके घर छोड़ने से पहले, उचित समय पर, ऐसी भाषा में एक लिखित अनुबंध मिलना चाहिए जिसे वे समझते हों।⁷ यह भी कहता है कि श्रमिकों से कोई भर्ती शुल्क या संबंधित लागत नहीं ली जानी चाहिए।⁷ श्रमिकों के पहचान दस्तावेज़ और अनुबंध उनसे छिपाकर नहीं रखे जाने चाहिए।⁷ यदि वीज़ा चरण के लिए पासपोर्ट सौंपना आवश्यक है, तो सुनिश्चित करें कि उस चरण के पूरा होते ही वह श्रमिक को वापस मिल जाए।

प्रतीक्षा के समय का उपयोग नौकरी, आवास और पहले सप्ताह के बारे में स्पष्ट जानकारी साझा करने के लिए करें।

चरण 5: अपनी एजेंसी या आव्रजन सलाहकार से पूछने के लिए प्रश्न

यदि कोई भागीदार आपके लिए वीज़ा का काम संभालता है, तो हस्ताक्षर करने से पहले ये प्रश्न पूछें:

• आप प्रत्येक देश के नियमों के लिए किन आधिकारिक स्रोतों का उपयोग करते हैं, और आप कितनी बार उनकी जाँच करते हैं?
• सबमिट करने से पहले प्रत्येक फाइल की जाँच कौन करता है, और वे किस चेकलिस्ट का उपयोग करते हैं?
• आप हमें कितनी बार अपडेट करेंगे, और किस रूप में?
• यदि कोई फाइल अस्वीकार कर दी जाती है या वापस भेज दी जाती है तो क्या होता है?
• क्या श्रमिक आपको या आपके साथ काम करने वाले किसी भी व्यक्ति को कोई शुल्क देते हैं?
• प्रक्रिया के दौरान श्रमिकों के पासपोर्ट किसके पास रहते हैं, और कब तक?

देखने के लिए चेतावनी संकेत

• कोई भी व्यक्ति जो "गारंटीकृत" वीज़ा का वादा करता है। केवल प्राधिकरण ही निर्णय लेता है।
• तेज़ रूट के ऑफ़र जो आधिकारिक सरकारी वेबसाइट पर दिखाई नहीं देते हैं।
• श्रमिकों से भर्ती शुल्क देने के लिए कहा जाना।
• भागीदार जो वीज़ा चरण की आवश्यकता से अधिक समय तक श्रमिकों के पासपोर्ट रखते हैं।

वीज़ा में देरी का शायद ही कभी कोई एक बड़ा कारण होता है। एक स्पष्ट समय-सीमा, एक सावधानीपूर्वक फाइल जाँच, साप्ताहिक समाप्ति समीक्षा और श्रमिकों के साथ निरंतर संपर्क अधिकांश छोटी कमियों को उस समय से पहले बंद कर देते हैं जब वे आपको स्टार्ट डेट की कीमत चुकाते हैं।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

वर्क वीज़ा को संसाधित होने में कितना समय लगता है?

यह देश और वीज़ा के प्रकार पर निर्भर करता है। कुछ प्राधिकरण आधिकारिक निर्णय का समय प्रकाशित करते हैं, और कुछ नियमों के तहत, जैसे कि ईयू सिंगल परमिट, वह समय केवल उस तारीख से गिना जाता है जब फाइल पूर्ण होती है। हमेशा गंतव्य देश के लिए आधिकारिक आव्रजन वेबसाइट की जाँच करें और सुरक्षा मार्जिन जोड़ें।

क्या हम समय बचाने के लिए अपूर्ण फाइल जमा कर सकते हैं?

यह आमतौर पर एक बुरा विचार है। एक अपूर्ण फाइल को वापस भेजा जा सकता है या होल्ड पर रखा जा सकता है, जिससे हफ़्तों का समय बढ़ जाता है। पहले कमियों को ठीक करें और एक पूर्ण फाइल जमा करें।

अपोस्टिल क्या है और क्या हमें इसकी आवश्यकता है?

अपोस्टिल एक एकल सर्टिफिकेट है जो एक सार्वजनिक दस्तावेज़ की पुष्टि करता है ताकि इसका उपयोग दूसरे देश में किया जा सके। यह उन देशों के बीच लंबी कानूनी प्रक्रिया को बदल देता है जिन्होंने हेग अपोस्टिल कन्वेंशन में शामिल होने का निर्णय लिया है। गंतव्य प्राधिकरण से पूछें कि किन दस्तावेज़ों को इसकी आवश्यकता है।

क्या श्रमिकों को अपने स्वयं के वीज़ा या भर्ती लागतों का भुगतान करना चाहिए?

अंतर्राष्ट्रीय निष्पक्ष भर्ती मानक कहते हैं कि श्रमिकों को भर्ती शुल्क या संबंधित लागतों का भुगतान नहीं करना चाहिए। भेजने वाले और प्राप्त करने वाले दोनों देशों में कानून की जाँच करें। सुनिश्चित करें कि आपकी एजेंसी भी उसी नियम का पालन करती है।