Prevladavanje uskih grla u obradi viza pri globalnom zapošljavanju

Pronaći kvalitetne radnike u inozemstvu samo je pola posla. Druga polovica je ishođenje odobrenja viza i radnih dozvola prije datuma početka rada. Ovaj vodič pokazuje gdje vize najčešće zapinju i daje vam jednostavan plan: vremenski okvir za svaku zemlju, provjeru dokumentacije prije podnošenja, način praćenja datuma isteka te pitanja za vašu agenciju ili savjetnika.

Zašto vize zapinju

Većina kašnjenja počinje na strani poslodavca, a ne u veleposlanstvu. Dokument nedostaje. Ime je napisano na dva različita načina. Liječnička potvrda istječe dok se dokumentacija obrađuje. Termin je rezerviran prekasno. Svaki problem može vratiti dokumentaciju na početak i produljiti postupak za tjedne.

Drugi razlog je pretpostavka da svaka zemlja funkcionira na isti način. Unutar Europske unije, na primjer, ako radnik dolazi iz zemlje koja nema poseban sporazum s EU-om, njegovo pravo na rad ovisi o nacionalnim zakonima zemlje u koju odlazi.¹ Stoga kontrolni popis koji je funkcionirao za jednu zemlju može biti neuspješan za drugu.

Treći razlog je nepoznavanje trenutka kada počinje službeni rok. Prema Direktivi EU-a o jedinstvenoj dozvoli, nadležno tijelo trebalo bi donijeti odluku u roku od 90 dana, ali tih 90 dana računa se od datuma podnošenja potpune prijave.² U složenim slučajevima nadležno tijelo može uzeti dodatnih 30 dana.² Nepotpuna dokumentacija ne pokreće taj rok u vašu korist.

Ujedinjeno Kraljevstvo nudi sličnu sliku. Za vizu za kvalificirane radnike (Skilled Worker visa) koja se traži izvan UK-a, odluka obično stiže u roku od 3 tjedna, ali tek nakon što radnik podnese zahtjev putem interneta, dokaže svoj identitet i dostavi dokumente.³ Može trajati dulje ako je potrebno provjeriti dokumente ili ako radnik mora na razgovor.³

Korak 1: Mapirajte vremenski okvir za svaku zemlju prije davanja ponuda

Prije nego što obećate datum početka rada, saznajte kako postupak funkcionira u odredišnoj zemlji, putem službene imigracijske web-stranice ili licenciranog savjetnika. Za svaku zemlju zapišite:

• Tko podnosi zahtjev. Prema Direktivi EU-a o jedinstvenoj dozvoli, svaka država članica odlučuje podnosi li zahtjev radnik, poslodavac ili bilo tko od njih.²
• Koliko rano možete podnijeti zahtjev. U UK-u radnik može podnijeti zahtjev za vizu za kvalificirane radnike do 3 mjeseca prije datuma početka navedenog na njihovoj potvrdi o sponzorstvu.⁴
• Uobičajeno vrijeme odlučivanja, uz dodatak sigurnosne margine.
• Trebaju li radniku termini. Neki podnositelji zahtjeva za UK moraju dati otiske prstiju i fotografiju u centru za vize, a najbliži centar može biti u drugoj državi.³
• Koji su liječnički testovi potrebni, gdje se moraju obaviti i koliko dugo rezultati ostaju valjani.
• Koji dokumenti trebaju prijevod ili službenu ovjeru.

Zatim planirajte unazad od datuma početka rada: ugovor, dokumenti, liječnički pregled, podnošenje, termin, odluka, let. Ako se plan ne uklapa, pomaknite datum početka rada odmah, prije nego što radnik da otkaz na svom trenutnom poslu.

Korak 2: Provjerite svaki dokument prije predaje

Kratka provjera prije podnošenja štedi najviše vremena. Zamolite drugu osobu, a ne onu koja je pripremala dokumentaciju, da je provjeri prema istom popisu svaki put:

1. Putovnica je valjana dovoljno dugo. Provjerite pravilo odredišne zemlje.
2. Imena, datumi rođenja i brojevi putovnica podudaraju se na svakom dokumentu, slovo po slovo.
3. Naziv radnog mjesta, plaća i datum početka jednaki su u ugovoru, ponudi za posao i zahtjevu.
4. Svaki dokument na stranom jeziku ima prijevod koji nadležno tijelo traži.
5. Dokumenti koji trebaju službenu ovjeru imaju je.
6. Liječnički rezultati i potvrde o nekažnjavanju valjani su na očekivani datum odluke, a ne samo na dan kada podnosite zahtjev.
7. Fotografije prate službena pravila o veličini i pozadini.
8. Radnik je potpisao sve što treba potpisati.

Službena ovjera čest je uzrok kašnjenja. Mnoge su zemlje potpisale Haašku konvenciju o apostilleu. Ona zamjenjuje često dug i skup postupak legalizacije jednim certifikatom, koji se zove Apostille, a izdaje se u zemlji iz koje dokument dolazi.⁵ Konvencija ima 130 ugovornih strana.⁵ Elektronički Apostille jednako je valjan kao i papirnati.⁵ Ako nijedna zemlja nije stranka konvencije, očekujte stariji put legalizacije i potvrdite korake s veleposlanstvom.

Ako se provjerom pronađe problem, popravite ga prije podnošenja. Slaba dokumentacija poslana "kako bi se ušlo u red" obično košta više vremena nego što ga uštedi.

Korak 3: Uskladite liječničke preglede, termine i datume isteka

Mnogi dokumenti za vizu istječu, a ako isteknu dok se dokumentacija obrađuje, radnik ih mora ponovno ishoditi. Jedan primjer: u UK-u osobe koje dolaze na 6 mjeseci ili dulje i koje su nedavno živjele u određenim navedenim zemljama trebaju test na tuberkulozu (TB).⁶ Ako je test čist, potvrda vrijedi 6 mjeseci od datuma rendgenskog snimanja.⁶ Druge zemlje postavljaju vlastita medicinska pravila i razdoblja valjanosti, stoga provjerite svako kod nadležnog tijela.

Kako biste zadržali kontrolu, vodite jedan list za praćenje za cijelu grupu. Za svakog radnika zabilježite:

• Datum isteka putovnice
• Datum liječničkog pregleda i datum isteka
• Datum potvrde o nekažnjavanju i datum isteka
• Datum i lokaciju termina
• Datum podnošenja zahtjeva
• Službeno vrijeme odlučivanja i datum kada očekujete odluku

Razvrstajte tablicu prema sljedećem datumu koji istječe i pregledavajte je svaki tjedan. Kod velikih grupa ovo sprječava da jedna istekla potvrda zadrži cijeli let.

Redoslijed je također važan. Prvo rezervirajte termin ako su mjesta rijetka. Zatim zakažite liječnički pregled dovoljno blizu termina tako da rezultat bude valjan kada stigne odluka.

Korak 4: Obavještavajte radnike i štitite ih tijekom čekanja

Dugo, tiho čekanje daje radniku vremena da posumnja u posao ili prihvati drugu ponudu. Šaljite kratko, iskreno ažuriranje svaki tjedan, čak i kada se ništa nije promijenilo. Svakom radniku dodijelite jednu imenovanu osobu za kontakt. Recite im koji je sljedeći korak i otprilike kada ga mogu očekivati.

Pošten tretman tijekom ovog razdoblja također je pitanje međunarodnih standarda. Međunarodna organizacija rada (ILO) navodi da radnici migranti trebaju dobiti pisani ugovor na jeziku koji razumiju, na vrijeme prije nego što napuste svoju matičnu zemlju.⁷ Također navodi da se radnicima ne smiju naplaćivati naknade za zapošljavanje ili povezani troškovi.⁷ Identifikacijski dokumenti i ugovori radnika ne bi im se smjeli oduzimati.⁷ Ako se putovnica mora predati u fazi vize, pobrinite se da se vrati radniku čim taj korak bude gotov.

Iskoristite vrijeme čekanja za dijeljenje jasnih informacija o poslu, smještaju i prvom tjednu.

Korak 5: Pitanja za vašu agenciju ili imigracijskog savjetnika

Ako partner za vas obavlja posao oko viza, postavite ova pitanja prije nego što potpišete:

• Koje službene izvore koristite za pravila svake zemlje i koliko ih često provjeravate?
• Tko provjerava svaki dokument prije podnošenja i koji kontrolni popis koriste?
• Koliko često ćete nas ažurirati i u kojem obliku?
• Što se događa ako je zahtjev odbijen ili vraćen?
• Plaćaju li radnici ikakve naknade vama ili nekome s kim radite?
• Tko drži putovnice radnika tijekom postupka i koliko dugo?

Znakovi upozorenja

• Svatko tko obećava "zajamčenu" vizu. Samo nadležno tijelo odlučuje.
• Ponude za brzu rutu koja se ne pojavljuje na službenim vladinim web-stranicama.
• Radnici od kojih se traži plaćanje naknada za zapošljavanje.
• Partneri koji drže putovnice radnika dulje nego što je potrebno za korak s vizom.

Kašnjenja viza rijetko imaju jedan veliki uzrok. Jasan vremenski okvir, pažljiva provjera dokumentacije, tjedni pregled datuma isteka i stalan kontakt s radnicima uklanjaju većinu malih propusta prije nego što vas koštaju datuma početka rada.

Često postavljana pitanja

Koliko traje obrada radne vize?

Ovisi o zemlji i vrsti vize. Neka nadležna tijela objavljuju službeno vrijeme odlučivanja, a prema nekim pravilima, poput EU jedinstvene dozvole, to se vrijeme računa samo od datuma kada je dokumentacija potpuna. Uvijek provjerite službenu imigracijsku web-stranicu odredišne zemlje i dodajte sigurnosnu marginu.

Možemo li predati nepotpunu dokumentaciju radi uštede vremena?

To je obično loša ideja. Nepotpuna dokumentacija može biti vraćena ili stavljena na čekanje, što dodaje tjedne. Prvo riješite nedostatke i predajte potpunu dokumentaciju.

Što je Apostille i treba li nam jedan?

Apostille je jedan certifikat koji potvrđuje javnu ispravu kako bi se mogla koristiti u drugoj zemlji. Zamjenjuje duži proces legalizacije između zemalja koje su pristupile Haaškoj konvenciji o apostilleu. Pitajte odredišno tijelo koji dokumenti trebaju Apostille.

Trebaju li radnici sami plaćati svoju vizu ili troškove zapošljavanja?

Međunarodni standardi poštenog zapošljavanja kažu da radnici ne bi trebali plaćati naknade za zapošljavanje ili povezane troškove. Provjerite zakon u zemlji slanja i u zemlji primateljici. Uvjerite se da vaša agencija slijedi isto pravilo.