Prekonávanie prekážok pri vybavovaní víz v rámci globálneho náboru
Väčšina oneskorení pri vybavovaní víz vzniká na strane zamestnávateľa: chýbajúce dokumenty, prepadnuté lekárske prehliadky, neskoré termíny. Pripravili sme plán krok za krokom, ako zmapovať časové harmonogramy, kontrolovať spisy pred podaním, sledovať dátumy exspirácie a informovať pracovníkov počas čakania.
Jamel Eid Yassin 7 min čítania
Nájdenie vhodných pracovníkov v zahraničí je len polovica práce. Tou druhou polovicou je zabezpečenie schválenia ich víz a pracovných povolení pred dátumom nástupu. Táto príručka ukazuje, kde sa vízové spisy zasekávajú, a ponúka vám jednoduchý plán: časový harmonogram pre každú krajinu, kontrolu spisu pred podaním, spôsob sledovania dátumov exspirácie a otázky pre vašu agentúru alebo poradcu.
Prečo sa vízové spisy zasekávajú
Väčšina oneskorení vzniká na strane zamestnávateľa, nie na ambasáde. Chýba nejaký dokument. Meno je napísané dvoma rôznymi spôsobmi. Lekárske potvrdenie stratí platnosť, zatiaľ čo spis čaká. Termín stretnutia je dohodnutý príliš neskoro. Každý problém môže vrátiť spis späť a pridať týždne čakania.
Druhou príčinou je predpoklad, že každá krajina funguje rovnako. Napríklad v rámci Európskej únie, ak pracovník pochádza z krajiny bez osobitnej dohody s EÚ, jeho právo na prácu závisí od vnútroštátnych zákonov krajiny, do ktorej prichádza.1 Takže kontrolný zoznam, ktorý fungoval pre jednu krajinu, môže v ďalšej zlyhať.
Treťou príčinou je neznalosť toho, kedy sa začínajú počítať oficiálne lehoty. Podľa smernice EÚ o jednotnom povolení by mal úrad rozhodnúť do 90 dní, ale týchto 90 dní sa počíta odo dňa podania kompletnej žiadosti.2 V zložitých prípadoch môže úradu trvať rozhodnutie o 30 dní dlhšie.2 Neúplný spis nespustí túto lehotu vo váš prospech.
Spojené kráľovstvo poskytuje podobný obraz. V prípade víz pre kvalifikovaného pracovníka (Skilled Worker visa), o ktoré sa žiada mimo Spojeného kráľovstva, rozhodnutie zvyčajne prichádza do 3 týždňov, ale až po tom, čo pracovník podal žiadosť online, preukázal svoju totožnosť a predložil svoje dokumenty.3 Môže to trvať dlhšie, ak je potrebné dokumenty preveriť alebo ak sa pracovník musí zúčastniť na pohovore.3
Krok 1: Zmapujte časový harmonogram pre každú krajinu skôr, než podáte ponuky
Skôr než sľúbite dátum nástupu, zistite, ako proces funguje v cieľovej krajine, a to z oficiálnej imigračnej webovej stránky alebo od licencovaného poradcu. Pre každú krajinu si zapíšte:
- Kto podáva žiadosť. Podľa smernice EÚ o jednotnom povolení si každý členský štát určuje, či žiadosť podáva pracovník, zamestnávateľ alebo jeden z nich.2
- Ako skoro môžete požiadať. V Spojenom kráľovstve môže pracovník požiadať o víza pre kvalifikovaného pracovníka až 3 mesiace pred dátumom začiatku uvedeným v jeho certifikáte o sponzorstve.4
- Obvyklý čas na rozhodnutie, plus bezpečnostnú rezervu.
- Či pracovník potrebuje termín stretnutia. Niektorí žiadatelia v Spojenom kráľovstve musia poskytnúť odtlačky prstov a fotografiu v centre na podávanie žiadostí o víza, pričom najbližšie centrum sa môže nachádzať v inej krajine.3
- Aké lekárske testy sú potrebné, kde sa musia vykonať a ako dlho zostávajú výsledky platné.
- Ktoré dokumenty potrebujú preklad alebo úradné overenie.
Potom plánujte spätne od dátumu nástupu: zmluva, dokumenty, lekárska prehliadka, podanie, stretnutie, rozhodnutie, let. Ak plán nesedí, zmeňte dátum nástupu teraz, skôr než pracovník podá výpoveď v súčasnom zamestnaní.
Krok 2: Skontrolujte každý spis pred jeho odoslaním
Krátka kontrola pred podaním ušetrí najviac času. Požiadajte druhú osobu, nie tú, ktorá spis pripravovala, aby ho zakaždým skontrolovala podľa rovnakého zoznamu:
- Pas je platný dostatočne dlho. Skontrolujte pravidlá cieľovej krajiny.
- Mená, dátumy narodenia a čísla pasov sa zhodujú na každom dokumente, písmeno po písmene.
- Názov pracovnej pozície, plat a dátum nástupu sú rovnaké v zmluve, pracovnej ponuke aj žiadosti.
- Každý dokument v cudzom jazyku má preklad, ktorý úrad vyžaduje.
- Dokumenty, ktoré potrebujú úradné overenie, ho majú.
- Výsledky lekárskych prehliadok a potvrdenia o bezúhonnosti sú stále platné v očakávaný deň rozhodnutia, nielen v deň podania.
- Fotografie spĺňajú oficiálne požiadavky na veľkosť a pozadie.
- Pracovník podpísal všetko, čo vyžaduje podpis.
Úradné overenie je častým dôvodom oneskorenia. Mnoho krajín podpísalo Haagsky dohovor o apostille. Nahrádza často zdĺhavý a nákladný proces legalizácie jediným certifikátom, nazývaným Apostille, vydávaným v krajine, z ktorej dokument pochádza.5 Dohovor má 130 zmluvných strán.5 Elektronická apostila je rovnako platná ako papierová.5 Ak jedna z krajín nie je zmluvnou stranou, očakávajte staršiu cestu legalizácie a potvrďte si kroky s ambasádou.
Ak kontrola nájde problém, opravte ho pred podaním. Slabý spis odoslaný „aby sme boli v poradí“ zvyčajne stojí viac času, než ušetrí.
Krok 3: Zlaďte lekárske prehliadky, termíny a dátumy exspirácie
Mnohé vízové dokumenty majú obmedzenú platnosť a ak vypršia, kým sa spis čaká na vybavenie, pracovník ich musí urobiť znova. Príklad: v Spojenom kráľovstve ľudia prichádzajúci na 6 mesiacov alebo dlhšie, ktorí nedávno žili v určitých uvedených krajinách, potrebujú test na tuberkulózu (TB).6 Ak je výsledok testu negatívny, certifikát je platný 6 mesiacov od dátumu röntgenového vyšetrenia.6 Iné krajiny majú vlastné lekárske pravidlá a doby platnosti, takže si každú z nich overte u oficiálneho úradu.
Aby ste mali veci pod kontrolou, veďte si jeden sledovací hárok pre celú skupinu. Pre každého pracovníka zaznamenajte:
- Dátum exspirácie pasu
- Dátum lekárskej prehliadky a dátum jej exspirácie
- Dátum potvrdenia o bezúhonnosti a dátum jeho exspirácie
- Dátum a miesto stretnutia
- Dátum podania žiadosti
- Oficiálny čas na rozhodnutie a dátum, kedy očakávate rozhodnutie
Zoraďte hárok podľa nasledujúceho dátumu exspirácie a každý týždeň ho kontrolujte. Pri veľkých skupinách to zabráni tomu, aby jedno prepadnuté potvrdenie zdržalo celý let.
Záleží aj na poradí. Rezervujte si termín stretnutia ako prvý, ak sú voľné miesta vzácne. Potom naplánujte lekársku prehliadku dostatočne blízko k termínu stretnutia tak, aby bol výsledok stále platný, keď príde rozhodnutie.
Krok 4: Informujte a chráňte pracovníkov počas čakania
Dlhé, tiché čakanie dáva pracovníkovi čas pochybovať o práci alebo prijať inú ponuku. Každý týždeň pošlite krátku, úprimnú aktualizáciu, aj keď sa nič nezmenilo. Dajte každému pracovníkovi jedného menovaného kontaktného pracovníka. Povedzte im, čo je ďalším krokom a kedy ho približne očakávať.
Spravodlivé zaobchádzanie počas tohto obdobia je aj otázkou medzinárodných štandardov. Medzinárodná organizácia práce (ILO) uvádza, že migrujúci pracovníci by mali dostať písomnú zmluvu v jazyku, ktorému rozumejú, v dostatočnom predstihu pred odchodom z domovskej krajiny.7 Tiež uvádza, že od pracovníkov by sa nemali vyžadovať žiadne náborové poplatky alebo súvisiace náklady.7 Identifikačné dokumenty a zmluvy pracovníkov by nemali byť zadržiavané.7 Ak je potrebné odovzdať pas na účely víz, uistite sa, že sa vráti pracovníkovi hneď, ako bude tento krok hotový.
Využite čas čakania na zdieľanie jasných informácií o práci, ubytovaní a prvom týždni.
Krok 5: Otázky pre vašu agentúru alebo imigračného poradcu
Ak vízovú agendu za vás vybavuje partner, položte tieto otázky skôr, než podpíšete zmluvu:
- Aké oficiálne zdroje používate pre pravidlá každej krajiny a ako často ich kontrolujete?
- Kto kontroluje každý spis pred podaním a aký kontrolný zoznam používa?
- Ako často nás budete aktualizovať a v akej forme?
- Čo sa stane, ak je spis zamietnutý alebo vrátený?
- Platia pracovníci nejaké poplatky vám alebo niekomu, s kým spolupracujete?
- Kto drží pasy pracovníkov počas procesu a ako dlho?
Varovné signály, na ktoré si dať pozor
- Ktokoľvek, kto sľubuje „garantované“ víza. Rozhoduje iba úrad.
- Ponuky rýchlej cesty, ktorá sa neobjavuje na oficiálnej vládnej webovej stránke.
- Žiadosti, aby pracovníci platili náborové poplatky.
- Partneri, ktorí držia pasy pracovníkov dlhšie, než je potrebné pre vízový krok.
Oneskorenia pri vízach majú málokedy jednu veľkú príčinu. Jasný časový harmonogram, dôkladná kontrola spisu, týždenná kontrola exspirácie a neustály kontakt s pracovníkmi odstránia väčšinu malých medzier skôr, než vás budú stáť dátum nástupu.
Často kladené otázky
Ako dlho trvá spracovanie pracovných víz?
Závisí to od krajiny a typu víz. Niektoré úrady zverejňujú oficiálny čas na rozhodnutie a podľa niektorých pravidiel, ako napríklad jednotné povolenie EÚ, sa tento čas počíta iba odo dňa, keď je spis kompletný. Vždy si skontrolujte oficiálnu imigračnú stránku cieľovej krajiny a pridajte bezpečnostnú rezervu.
Môžeme podať neúplný spis, aby sme ušetrili čas?
Zvyčajne je to zlý nápad. Neúplný spis môže byť vrátený alebo pozastavený, čo pridáva týždne. Najprv odstráňte nedostatky a podajte kompletný spis.
Čo je apostila a potrebujeme ju?
Apostila je jeden certifikát, ktorý potvrdzuje verejný dokument, aby sa dal použiť v inej krajine. Nahrádza dlhší proces legalizácie medzi krajinami, ktoré pristúpili k Haagskemu dohovoru o apostille. Spýtajte sa cieľového úradu, ktoré dokumenty ju vyžadujú.
Mali by pracovníci platiť za svoje vlastné víza alebo náborové náklady?
Medzinárodné štandardy spravodlivého náboru hovoria, že pracovníci by nemali platiť náborové poplatky alebo súvisiace náklady. Skontrolujte zákon v krajine pôvodu aj v cieľovej krajine. Uistite sa, že vaša agentúra dodržiava rovnaké pravidlo.
