Como superar os gargalos no processamento de vistos no recrutamento global

Encontrar bons trabalhadores no exterior é apenas metade do trabalho. A outra metade é garantir que seus vistos e autorizações de trabalho sejam aprovados antes da data de início. Este guia mostra onde os arquivos de visto costumam travar e oferece um plano simples: um cronograma para cada país, uma verificação de arquivos antes da submissão, uma forma de monitorar datas de validade e perguntas para sua agência ou consultor.

Por que os arquivos de visto travam

A maioria dos atrasos começa por parte do empregador, não na embaixada. Um documento está faltando. Um nome é grafado de duas maneiras diferentes. Um certificado médico expira enquanto o arquivo aguarda. Um agendamento é feito tarde demais. Cada problema pode fazer com que o arquivo seja devolvido e acrescentar semanas ao processo.

A segunda causa é presumir que todos os países funcionam da mesma maneira. Dentro da União Europeia, por exemplo, se um trabalhador vem de um país sem um acordo especial com a UE, seu direito ao trabalho depende das leis nacionais do país para o qual ele se dirige.¹ Portanto, uma lista de verificação que funcionou para um país pode falhar no próximo.

A terceira causa é não saber quando o cronômetro oficial começa a contar. Sob a Diretiva de Autorização Única da UE, a autoridade deve decidir dentro de 90 dias, mas os 90 dias contam a partir da data em que uma solicitação completa é enviada.² Em casos complexos, a autoridade pode levar mais 30 dias.² Um arquivo incompleto não inicia essa contagem a seu favor.

O Reino Unido apresenta um quadro semelhante. Para um visto de Trabalhador Qualificado solicitado de fora do Reino Unido, uma decisão geralmente sai dentro de 3 semanas, mas apenas após o trabalhador ter se inscrito online, provado sua identidade e fornecido seus documentos.³ Pode levar mais tempo se os documentos precisarem ser verificados ou se o trabalhador tiver que comparecer a uma entrevista.³

Passo 1: Mapeie o cronograma de cada país antes de fazer ofertas

Antes de prometer uma data de início, descubra como o processo funciona no país de destino, por meio do site oficial de imigração ou de um consultor licenciado. Para cada país, anote:

• Quem apresenta a solicitação. Sob a Diretiva de Autorização Única da UE, cada estado membro decide se o trabalhador, o empregador ou qualquer um deles envia a solicitação.²
• Com quanta antecedência você pode se candidatar. No Reino Unido, um trabalhador pode solicitar um visto de Trabalhador Qualificado até 3 meses antes da data de início mostrada em seu certificado de patrocínio.⁴
• O tempo habitual de decisão, mais uma margem de segurança.
• Se o trabalhador precisa de um agendamento. Alguns solicitantes no Reino Unido devem fornecer impressões digitais e uma foto em um centro de solicitação de vistos, e o centro mais próximo pode estar em outro país.³
• Quais testes médicos são necessários, onde devem ser feitos e por quanto tempo os resultados permanecem válidos.
• Quais documentos precisam de tradução ou certificação oficial.

Em seguida, planeje de trás para frente a partir da data de início: contrato, documentos, exame médico, submissão, agendamento, decisão, voo. Se o plano não se encaixar, altere a data de início agora, antes que o trabalhador peça demissão do emprego atual.

Passo 2: Verifique cada arquivo antes de enviá-lo

Uma verificação rápida antes da submissão economiza o máximo de tempo. Peça a uma segunda pessoa, que não seja a que montou o arquivo, para verificá-lo em relação à mesma lista todas as vezes:

1. O passaporte é válido por tempo suficiente? Verifique a regra do país de destino.
2. Nomes, datas de nascimento e números de passaporte coincidem em todos os documentos, letra por letra?
3. O cargo, o salário e a data de início são os mesmos no contrato, na oferta de emprego e na solicitação?
4. Todo documento em língua estrangeira possui a tradução solicitada pela autoridade?
5. Documentos que precisam de certificação oficial a possuem?
6. Resultados médicos e certificados de antecedentes criminais ainda são válidos na data prevista para a decisão, não apenas no dia em que você envia?
7. As fotos seguem as regras oficiais de tamanho e fundo?
8. O trabalhador assinou tudo o que precisa de assinatura?

A certificação oficial é um atraso comum. Muitos países assinaram a Convenção da Apostila da Haia. Ela substitui o processo de legalização, muitas vezes longo e custoso, por um certificado único, chamado Apostila, emitido no país de onde vem o documento.⁵ A Convenção possui 130 Partes Contratantes.⁵ Uma Apostila eletrônica é tão válida quanto uma em papel.⁵ Se um dos dois países não for signatário, espere pelo processo de legalização mais antigo e confirme as etapas com a embaixada.

Se a verificação encontrar um problema, corrija-o antes de enviar. Um arquivo fraco enviado "para entrar na fila" geralmente custa mais tempo do que economiza.

Passo 3: Organize exames médicos, agendamentos e datas de validade

Muitos documentos de visto expiram e, se expirarem enquanto o arquivo aguarda, o trabalhador terá que refazê-los. Um exemplo: no Reino Unido, pessoas que vêm por 6 meses ou mais e que viveram recentemente em certos países listados precisam de um teste de tuberculose (TB).⁶ Se o teste for negativo, o certificado é válido por 6 meses a partir da data do raio-x.⁶ Outros países definem suas próprias regras médicas e períodos de validade, portanto, verifique cada um com a autoridade oficial.

Para manter o controle, mantenha uma planilha de monitoramento para todo o grupo. Para cada trabalhador, registre:

• Data de expiração do passaporte
• Data do teste médico e data de expiração
• Data do certificado de antecedentes criminais e data de expiração
• Data e local do agendamento
• Data em que a solicitação foi enviada
• Tempo oficial de decisão e a data em que você espera uma decisão

Ordene a planilha pela próxima data que irá expirar e revise-a toda semana. Em grupos grandes, isso evita que um certificado expirado atrase todo um voo.

A ordem também importa. Agende o compromisso primeiro se as vagas forem escassas. Em seguida, marque o exame médico próximo o suficiente do compromisso para que o resultado ainda seja válido quando a decisão sair.

Passo 4: Mantenha os trabalhadores informados e protegidos enquanto aguardam

Uma espera longa e silenciosa dá ao trabalhador tempo para duvidar do emprego ou aceitar outra oferta. Envie uma atualização curta e honesta toda semana, mesmo quando nada tiver mudado. Dê a cada trabalhador uma pessoa de contato designada. Diga a eles qual é o próximo passo e aproximadamente quando esperar por ele.

O tratamento justo durante este período também é uma questão de padrões internacionais. A Organização Internacional do Trabalho (OIT) diz que os trabalhadores migrantes devem receber um contrato por escrito em um idioma que compreendam, com bastante antecedência antes de deixarem seu país de origem.⁷ Também diz que nenhuma taxa de recrutamento ou custos relacionados deve ser cobrada dos trabalhadores.⁷ Os documentos de identidade e contratos dos trabalhadores não devem ser retidos.⁷ Se um passaporte precisar ser entregue para a fase de visto, certifique-se de que ele retorne ao trabalhador assim que essa etapa for concluída.

Use o tempo de espera para compartilhar informações claras sobre o trabalho, a moradia e a primeira semana.

Passo 5: Perguntas para fazer à sua agência ou consultor de imigração

Se um parceiro cuida do trabalho de vistos para você, faça estas perguntas antes de assinar:

• Quais fontes oficiais você usa para as regras de cada país e com que frequência você as verifica?
• Quem verifica cada arquivo antes de ser enviado e qual lista de verificação eles usam?
• Com que frequência vocês nos atualizarão e de que forma?
• O que acontece se um arquivo for recusado ou devolvido?
• Os trabalhadores pagam alguma taxa para vocês ou para alguém com quem vocês trabalham?
• Quem fica com os passaportes dos trabalhadores durante o processo e por quanto tempo?

Sinais de alerta para ficar atento

• Qualquer pessoa que prometa um visto "garantido". Apenas a autoridade decide.
• Ofertas de uma rota rápida que não aparece no site oficial do governo.
• Trabalhadores sendo solicitados a pagar taxas de recrutamento.
• Parceiros que retêm os passaportes dos trabalhadores por mais tempo do que a etapa do visto exige.

Atrasos de visto raramente têm uma única grande causa. Um cronograma claro, uma verificação cuidadosa de arquivos, uma revisão semanal de validades e um contato constante com os trabalhadores fecham a maioria das pequenas lacunas antes que elas custem sua data de início.

Perguntas frequentes

Quanto tempo leva para processar um visto de trabalho?

Depende do país e do tipo de visto. Algumas autoridades publicam um tempo oficial de decisão e, sob algumas regras, como a autorização única da UE, esse tempo conta apenas a partir da data em que o arquivo está completo. Sempre verifique o site oficial de imigração do país de destino e adicione uma margem de segurança.

Podemos enviar um arquivo incompleto para economizar tempo?

Geralmente é uma má ideia. Um arquivo incompleto pode ser devolvido ou colocado em espera, o que adiciona semanas. Corrija as lacunas primeiro e envie um arquivo completo.

O que é uma Apostila e precisamos de uma?

Uma Apostila é um certificado único que confirma um documento público para que ele possa ser usado em outro país. Ela substitui o processo de legalização mais longo entre países que aderiram à Convenção da Apostila da Haia. Pergunte à autoridade de destino quais documentos precisam de uma.

Os trabalhadores devem pagar por seus próprios custos de visto ou recrutamento?

Os padrões internacionais de recrutamento justo dizem que os trabalhadores não devem pagar taxas de recrutamento ou custos relacionados. Verifique a lei tanto no país de origem quanto no país de destino. Certifique-se de que sua agência siga a mesma regra.