Преодоление препятствий при оформлении виз в международном рекрутменте

Найти хороших работников за рубежом — это только полдела. Вторая половина — получить одобрение виз и разрешений на работу до даты начала трудоустройства. Это руководство покажет, где возникают задержки при оформлении виз, и предложит вам простой план: график для каждой страны, проверку файлов перед подачей, способ отслеживания сроков действия документов и вопросы для вашего агентства или консультанта.

Почему возникают задержки при оформлении виз

Большинство задержек начинается со стороны работодателя, а не посольства. Отсутствует какой-то документ. Имя написано двумя разными способами. Срок действия медицинской справки истекает, пока файл находится в обработке. Встреча назначена слишком поздно. Каждая такая проблема может привести к возврату документов и задержке на несколько недель.

Вторая причина — предположение, что во всех странах правила одинаковы. Например, в Европейском союзе, если работник приезжает из страны, у которой нет специального соглашения с ЕС, его право на работу зависит от национального законодательства страны, в которую он направляется.¹ Поэтому контрольный список, который сработал для одной страны, может оказаться неэффективным для другой.

Третья причина — непонимание того, когда начинают отсчитываться официальные сроки. Согласно Директиве ЕС об едином разрешении, орган власти должен принять решение в течение 90 дней, но эти 90 дней отсчитываются со дня подачи полного комплекта документов.² В сложных случаях орган власти может взять еще 30 дней.² Неполный файл не запускает этот процесс в вашу пользу.

В Соединенном Королевстве ситуация аналогична. Для визы квалифицированного работника (Skilled Worker visa), подаваемой за пределами Великобритании, решение обычно принимается в течение 3 недель, но только после того, как работник подал заявление онлайн, подтвердил свою личность и предоставил документы.³ Это может занять больше времени, если документы требуют проверки или работник должен пройти собеседование.³

Шаг 1: Составьте график для каждой страны перед тем, как делать предложения

Прежде чем обещать дату начала работы, узнайте, как работает процесс в стране назначения, на официальном сайте иммиграционной службы или у лицензированного консультанта. Для каждой страны запишите:

• Кто подает заявление. Согласно Директиве ЕС об едином разрешении, каждое государство-член само решает, подает ли заявление работник, работодатель или любой из них.²
• Как рано можно подавать заявление. В Великобритании работник может подать заявление на визу квалифицированного работника (Skilled Worker) за 3 месяца до даты начала, указанной в его сертификате о спонсорстве.⁴
• Обычное время принятия решения, плюс запас времени.
• Нужна ли работнику встреча. Некоторым заявителям в Великобритании необходимо сдать отпечатки пальцев и фото в визовом центре, причем ближайший центр может находиться в другой стране.³
• Какие медицинские тесты необходимы, где их нужно проводить и как долго результаты остаются действительными.
• Какие документы требуют перевода или официального заверения.

Затем спланируйте процесс в обратном порядке от даты начала работы: контракт, документы, медицина, подача, встреча, решение, перелет. Если план не вписывается в сроки, измените дату начала работы сейчас, до того, как работник уволится с текущего места.

Шаг 2: Проверяйте каждый файл перед подачей

Короткая проверка перед подачей экономит больше всего времени. Попросите второго человека, не того, кто формировал файл, проверять его по тому же списку каждый раз:

1. Паспорт действителен достаточно долго. Проверьте правило страны назначения.
2. Имена, даты рождения и номера паспортов совпадают во всех документах, буква в букву.
3. Название должности, зарплата и дата начала работы совпадают в контракте, предложении о работе и заявлении.
4. Каждый документ на иностранном языке имеет перевод, требуемый органом власти.
5. Документы, требующие официального заверения, имеют его.
6. Медицинские справки и справки о несудимости действительны на ожидаемую дату принятия решения, а не только на день подачи.
7. Фотографии соответствуют официальным требованиям по размеру и фону.
8. Работник подписал всё, что требует подписи.

Официальное заверение — частая причина задержек. Многие страны подписали Гаагскую конвенцию об апостиле. Она заменяет часто долгий и дорогостоящий процесс легализации единым сертификатом — апостилем, выданным в стране, откуда происходит документ.⁵ В Конвенции участвуют 130 стран.⁵ Электронный апостиль так же действителен, как и бумажный.⁵ Если ни одна из стран не является участницей, ожидайте старого пути легализации и уточните шаги в посольстве.

Если при проверке выявлена проблема, исправьте ее перед подачей. Слабый файл, отправленный «чтобы попасть в очередь», обычно стоит больше времени, чем экономит.

Шаг 3: Выстройте в линию медицинские осмотры, встречи и сроки действия

Многие визовые документы имеют срок действия, и если они истекают, пока файл ожидает рассмотрения, работнику приходится их переделывать. Пример: в Великобритании людям, приезжающим на 6 месяцев и более, которые недавно жили в определенных странах, требуется тест на туберкулез (ТБ).⁶ Если результат отрицательный, сертификат действителен 6 месяцев с даты рентгена.⁶ Другие страны устанавливают свои собственные медицинские правила и сроки действия, поэтому проверяйте каждое из них в официальном органе.

Чтобы сохранять контроль, ведите один лист отслеживания для всей группы. Для каждого работника записывайте:

• Срок действия паспорта
• Дату медицинского теста и срок его действия
• Дату справки о несудимости и срок ее действия
• Дату и место встречи
• Дату подачи заявления
• Официальное время принятия решения и дату, когда вы ожидаете решение

Отсортируйте лист по следующей дате истечения срока и пересматривайте его каждую неделю. В больших группах это предотвращает ситуацию, когда один просроченный сертификат задерживает весь вылет.

Порядок тоже имеет значение. Сначала запишитесь на встречу, если мест мало. Затем назначьте медицинский осмотр достаточно близко ко встрече, чтобы результат был действителен к моменту принятия решения.

Шаг 4: Держите работников в курсе и защищайте их во время ожидания

Долгое молчаливое ожидание дает работнику повод усомниться в работе или принять другое предложение. Отправляйте короткое, честное обновление каждую неделю, даже если ничего не изменилось. Назначьте каждому работнику одного контактного лица. Сообщите им, какой будет следующий шаг и примерно когда его ожидать.

Справедливое обращение в этот период также является вопросом международных стандартов. Международная организация труда (МОТ) заявляет, что работники-мигранты должны получать письменный контракт на языке, который они понимают, заблаговременно до выезда из родной страны.⁷ Она также утверждает, что с работников не должны взиматься сборы за трудоустройство или связанные с ними расходы.⁷ Удостоверения личности и контракты работников не должны удерживаться у них.⁷ Если паспорт должен быть передан на этапе оформления визы, убедитесь, что он возвращен работнику, как только этот этап завершен.

Используйте время ожидания, чтобы поделиться четкой информацией о работе, жилье и первой неделе.

Шаг 5: Вопросы, которые стоит задать агентству или иммиграционному консультанту

Если визовыми вопросами для вас занимается партнер, задайте эти вопросы перед подписанием договора:

• Какие официальные источники вы используете для правил каждой страны и как часто их проверяете?
• Кто проверяет каждый файл перед его подачей и какой контрольный список они используют?
• Как часто и в какой форме вы будете информировать нас?
• Что произойдет, если в заявлении будет отказано или файл будет возвращен?
• Платят ли работники какие-либо сборы вам или кому-либо, с кем вы работаете?
• Кто хранит паспорта работников во время процесса и как долго?

Тревожные сигналы, на которые стоит обратить внимание

• Любой, кто обещает «гарантированную» визу. Решение принимает только орган власти.
• Предложения быстрого пути, который не указан на официальном правительственном сайте.
• Требование к работникам оплачивать сборы за трудоустройство.
• Партнеры, которые удерживают паспорта работников дольше, чем требует этап оформления визы.

Задержки с визами редко имеют одну большую причину. Четкий график, тщательная проверка файла, еженедельный обзор сроков действия и постоянный контакт с работниками устраняют большинство мелких пробелов до того, как они будут стоить вам даты начала работы.

Часто задаваемые вопросы

Сколько времени занимает оформление рабочей визы?

Это зависит от страны и типа визы. Некоторые органы публикуют официальное время принятия решения, и по некоторым правилам, таким как единое разрешение ЕС, это время отсчитывается только со дня, когда файл укомплектован. Всегда проверяйте официальный иммиграционный сайт страны назначения и добавляйте запас времени.

Можно ли подать неполный файл, чтобы сэкономить время?

Обычно это плохая идея. Неполный файл может быть возвращен или поставлен на удержание, что добавляет недели. Сначала исправьте пробелы и подайте полный комплект документов.

Что такое апостиль и нужен ли он нам?

Апостиль — это единый сертификат, который подтверждает официальный документ, чтобы его можно было использовать в другой стране. Он заменяет более длительный процесс легализации между странами, присоединившимися к Гаагской конвенции об апостиле. Уточните в органе власти страны назначения, какие документы требуют апостиля.

Должны ли работники оплачивать свою визу или расходы на трудоустройство?

Международные стандарты справедливого найма гласят, что работники не должны оплачивать сборы за трудоустройство или сопутствующие расходы. Проверьте законодательство как в стране отправления, так и в стране назначения. Убедитесь, что ваше агентство следует этому же правилу.