Surmonter les goulots d'étranglement dans le traitement des visas pour le recrutement mondial

Trouver de bons travailleurs à l'étranger n'est que la moitié du travail. L'autre moitié consiste à faire approuver leurs visas et permis de travail avant la date de début prévue. Ce guide montre où les dossiers de visa sont bloqués et vous propose un plan simple : un calendrier par pays, une vérification des dossiers avant soumission, une méthode pour suivre les dates d'expiration et des questions à poser à votre agence ou conseiller.

Pourquoi les dossiers de visa restent bloqués

La plupart des retards proviennent de l'employeur, et non de l'ambassade. Un document manque. Un nom est orthographié de deux manières différentes. Un certificat médical expire pendant que le dossier est en attente. Un rendez-vous est réservé trop tard. Chaque problème peut entraîner le renvoi du dossier et ajouter des semaines de délai.

La deuxième cause est de supposer que chaque pays fonctionne de la même manière. Au sein de l'Union européenne, par exemple, si un travailleur vient d'un pays sans accord spécifique avec l'UE, son droit au travail dépend des lois nationales du pays où il se rend.¹ Ainsi, une liste de contrôle qui a fonctionné pour un pays peut échouer pour un autre.

La troisième cause est de ne pas savoir quand le délai officiel commence. En vertu de la directive européenne sur le permis unique, l'autorité doit statuer dans les 90 jours, mais ce délai court à partir de la date à laquelle une demande complète est soumise.² Dans les cas complexes, l'autorité peut prendre 30 jours supplémentaires.² Un dossier incomplet ne déclenche pas ce compte à rebours en votre faveur.

Le Royaume-Uni présente une situation similaire. Pour un visa de travailleur qualifié demandé depuis l'extérieur du Royaume-Uni, une décision est généralement rendue sous 3 semaines, mais seulement après que le travailleur a postulé en ligne, prouvé son identité et fourni ses documents.³ Cela peut prendre plus de temps si les documents doivent être vérifiés ou si le travailleur doit passer un entretien.³

Étape 1 : Cartographier le calendrier pour chaque pays avant de faire des offres

Avant de promettre une date de début, renseignez-vous sur le fonctionnement du processus dans le pays de destination, auprès du site officiel de l'immigration ou d'un conseiller agréé. Pour chaque pays, notez :

• Qui dépose la demande. En vertu de la directive européenne sur le permis unique, chaque État membre décide si c'est le travailleur, l'employeur ou l'un des deux qui soumet la demande.²
• Combien de temps à l'avance vous pouvez postuler. Au Royaume-Uni, un travailleur peut demander un visa de travailleur qualifié jusqu'à 3 mois avant la date de début indiquée sur son certificat de parrainage.⁴
• Le délai habituel de décision, plus une marge de sécurité.
• Si le travailleur a besoin d'un rendez-vous. Certains demandeurs au Royaume-Uni doivent fournir leurs empreintes digitales et une photo dans un centre de demande de visa, et le centre le plus proche peut se trouver dans un autre pays.³
• Quels tests médicaux sont nécessaires, où ils doivent être effectués et combien de temps les résultats restent valides.
• Quels documents nécessitent une traduction ou une certification officielle.

Ensuite, planifiez à rebours à partir de la date de début : contrat, documents, examen médical, dépôt, rendez-vous, décision, vol. Si le plan ne convient pas, décalez la date de début dès maintenant, avant que le travailleur ne démissionne de son emploi actuel.

Étape 2 : Vérifier chaque dossier avant qu'il ne soit déposé

Une courte vérification avant la soumission permet de gagner le plus de temps. Demandez à une deuxième personne, différente de celle qui a constitué le dossier, de le vérifier systématiquement selon la même liste :

1. Le passeport est valide assez longtemps. Vérifiez la règle du pays de destination.
2. Les noms, dates de naissance et numéros de passeport correspondent sur chaque document, lettre par lettre.
3. L'intitulé du poste, le salaire et la date de début sont identiques sur le contrat, l'offre d'emploi et la demande.
4. Chaque document dans une langue étrangère dispose de la traduction demandée par l'autorité.
5. Les documents nécessitant une certification officielle l'ont obtenue.
6. Les résultats médicaux et les certificats de police sont encore valides à la date de décision prévue, pas seulement le jour du dépôt.
7. Les photos respectent les règles officielles de taille et de fond.
8. Le travailleur a signé tout ce qui nécessite une signature.

La certification officielle est une cause fréquente de retard. De nombreux pays ont signé la Convention de La Haye sur l'Apostille. Elle remplace le processus de légalisation souvent long et coûteux par un certificat unique, appelé Apostille, délivré dans le pays d'origine du document.⁵ La Convention compte 130 parties contractantes.⁵ Une Apostille électronique est tout aussi valable qu'une version papier.⁵ Si l'un des deux pays n'est pas partie à la convention, attendez-vous à la procédure de légalisation classique et confirmez les étapes auprès de l'ambassade.

Si la vérification révèle un problème, réglez-le avant le dépôt. Un dossier faible envoyé « pour faire la queue » coûte généralement plus de temps qu'il n'en fait gagner.

Étape 3 : Aligner les examens médicaux, les rendez-vous et les dates d'expiration

De nombreux documents de visa expirent, et s'ils expirent pendant l'attente du dossier, le travailleur doit les refaire. Un exemple : au Royaume-Uni, les personnes venant pour 6 mois ou plus et ayant récemment vécu dans certains pays listés doivent passer un test de dépistage de la tuberculose (TB).⁶ Si le test est négatif, le certificat est valide pendant 6 mois à compter de la date de la radiographie.⁶ D'autres pays fixent leurs propres règles médicales et périodes de validité, vérifiez donc chacune d'elles auprès de l'autorité officielle.

Pour garder le contrôle, tenez une feuille de suivi pour l'ensemble du groupe. Pour chaque travailleur, enregistrez :

• Date d'expiration du passeport
• Date de l'examen médical et date d'expiration
• Date du certificat de police et date d'expiration
• Date et lieu du rendez-vous
• Date de dépôt de la demande
• Délai de décision officiel et date à laquelle vous attendez une décision

Triez la feuille par la prochaine date d'expiration et examinez-la chaque semaine. Dans les grands groupes, cela évite qu'un certificat expiré ne bloque tout un vol.

L'ordre compte aussi. Réservez le rendez-vous en premier si les créneaux sont rares. Ensuite, programmez l'examen médical suffisamment près du rendez-vous pour que le résultat soit encore valide au moment de la décision.

Étape 4 : Tenir les travailleurs informés et protégés pendant qu'ils attendent

Une attente longue et silencieuse laisse au travailleur le temps de douter du poste ou d'accepter une autre offre. Envoyez une courte mise à jour honnête chaque semaine, même si rien n'a changé. Donnez à chaque travailleur une personne de contact désignée. Dites-leur quelle est la prochaine étape et quand ils peuvent s'attendre à une réponse.

Un traitement équitable pendant cette période est également une question de normes internationales. L'Organisation internationale du Travail (OIT) stipule que les travailleurs migrants doivent recevoir un contrat écrit dans une langue qu'ils comprennent, suffisamment longtemps avant de quitter leur pays d'origine.⁷ Elle précise également qu'aucun frais de recrutement ou coût connexe ne doit être facturé aux travailleurs.⁷ Les documents d'identité et les contrats des travailleurs ne doivent pas être conservés par l'employeur.⁷ Si un passeport doit être remis pour l'étape du visa, assurez-vous qu'il soit rendu au travailleur dès que cette étape est terminée.

Utilisez le temps d'attente pour partager des informations claires sur le travail, le logement et la première semaine.

Étape 5 : Questions à poser à votre agence ou conseiller en immigration

Si un partenaire gère le travail de visa pour vous, posez ces questions avant de signer :

• Quelles sources officielles utilisez-vous pour les règles de chaque pays, et à quelle fréquence les vérifiez-vous ?
• Qui vérifie chaque dossier avant qu'il ne soit soumis, et quelle liste de contrôle utilisez-vous ?
• À quelle fréquence nous tiendrez-vous au courant, et sous quelle forme ?
• Que se passe-t-il si un dossier est refusé ou renvoyé ?
• Les travailleurs paient-ils des frais à vous ou à vos collaborateurs ?
• Qui détient les passeports des travailleurs pendant le processus, et pour combien de temps ?

Signes avant-coureurs à surveiller

• Toute personne qui promet un visa « garanti ». Seule l'autorité décide.
• Offres d'un itinéraire rapide qui n'apparaît pas sur le site officiel du gouvernement.
• Demande faite aux travailleurs de payer des frais de recrutement.
• Partenaires qui conservent les passeports des travailleurs plus longtemps que nécessaire pour l'étape du visa.

Les retards de visa ont rarement une seule cause majeure. Un calendrier clair, une vérification minutieuse des dossiers, une revue hebdomadaire des expirations et un contact constant avec les travailleurs permettent de combler la plupart des petites lacunes avant qu'elles ne vous coûtent une date de début.

Questions fréquemment posées

Combien de temps faut-il pour traiter un visa de travail ?

Cela dépend du pays et du type de visa. Certaines autorités publient un délai de décision officiel, et selon certaines règles, comme le permis unique européen, ce délai ne compte qu'à partir de la date à laquelle le dossier est complet. Consultez toujours le site officiel de l'immigration du pays de destination et ajoutez une marge de sécurité.

Pouvons-nous soumettre un dossier incomplet pour gagner du temps ?

C'est généralement une mauvaise idée. Un dossier incomplet peut être renvoyé ou mis en attente, ce qui ajoute des semaines. Réglez les manques en premier et soumettez un dossier complet.

Qu'est-ce qu'une Apostille et en avons-nous besoin ?

Une Apostille est un certificat unique qui authentifie un document public afin qu'il puisse être utilisé dans un autre pays. Elle remplace le processus de légalisation plus long entre les pays qui ont adhéré à la Convention de La Haye sur l'Apostille. Demandez à l'autorité de destination quels documents en nécessitent une.

Les travailleurs doivent-ils payer leurs propres frais de visa ou de recrutement ?

Les normes internationales de recrutement équitable stipulent que les travailleurs ne doivent pas payer de frais de recrutement ou de coûts connexes. Vérifiez la loi dans le pays d'envoi et dans le pays de réception. Assurez-vous que votre agence respecte la même règle.