Hintergrundüberprüfungen und Kompetenzprüfungen bei grenzüberschreitenden Einstellungen

Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie ausländische Bewerber vor einer Masseneinstellung überprüfen können. Sie erhalten einen einfachen Plan: Was zu prüfen ist, wie man Zertifikate bestätigt, wie man Fähigkeiten testet, wie man mit polizeilichen Führungszeugnissen und Daten umgeht und was Sie Ihre Personalagentur fragen sollten.

Warum Papier allein nicht ausreicht

Bei technischen Jobs kann eine falsche Einstellung zu einem Unfall führen oder ein Projekt zum Stillstand bringen. Ein Zertifikat kann gefälscht sein oder jemand anderem gehören. Und eine Person ohne Zertifikat ist vielleicht der beste Schweißer in der Gruppe.

Die Internationale Arbeitsorganisation (ILO) stellt fest, dass der Zugang zur Anerkennung von Fähigkeiten, insbesondere für gering- und mittelqualifizierte Wanderarbeitnehmer, oft begrenzt ist¹. Daher benötigen Sie zwei Arten von Prüfungen. Dokumentenprüfungen zeigen Ihnen, ob die Person und ihre Papiere echt sind. Kompetenzprüfungen zeigen Ihnen, ob sie die Arbeit ausführen können.

Schritt 1: Entscheiden Sie, was für die jeweilige Stelle wirklich nötig ist

Bevor Sie beginnen, erstellen Sie eine kurze Checkliste für jede Rolle. Ein Fahrer, eine Pflegekraft und ein Gerüstbauer benötigen unterschiedliche Prüfungen.

• Identität: Reisepass oder nationaler Personalausweis, abgeglichen mit der Person, die Sie interviewen.
• Bildungs- und Fachdokumente: nur diejenigen, die für die Stelle wirklich erforderlich sind.
• Lizenzen: zum Beispiel ein Führerschein oder eine Gewerbelizenz, falls die Arbeit dies erfordert.
• Beruflicher Werdegang: frühere Arbeitgeber, Daten und Berufsbezeichnungen.
• Praktische Fähigkeiten: ein praktischer Test der wichtigsten Aufgaben.
• Polizeiliches Führungszeugnis: nur wenn die Stelle oder das Zielland dies erfordert.

Die Richtlinien der ILO für faire Anwerbung besagen, dass Arbeitgeber keine personenbezogenen Daten aufbewahren sollten, die nicht erforderlich sind, um zu beurteilen, ob ein Arbeitnehmer für die Stelle geeignet ist, oder um deren Entsendung zu organisieren².

Schritt 2: Bestätigen Sie Zertifikate an der Quelle

Eine Fotokopie, ein Scan oder eine laminierte Karte ist eine Behauptung, kein Beweis. Bestätigen Sie dies bei der Stelle, die es ausgestellt hat. Man nennt dies Überprüfung bei der Primärquelle. Es bedeutet einfach, dass Sie direkt bei der Schule, dem Ausbildungszentrum oder der Zulassungsstelle nachfragen.

1. Holen Sie das schriftliche Einverständnis des Arbeitnehmers ein, den Aussteller zu kontaktieren.
2. Finden Sie die Kontaktdaten des Ausstellers selbst über eine offizielle Website oder eine Regierungsliste. Verwenden Sie nicht die Telefonnummer oder E-Mail-Adresse, die auf dem Zertifikat aufgedruckt ist.
3. Senden Sie den Namen, das Geburtsdatum, die Zertifikatsnummer und die Daten. Bitten Sie den Aussteller, jedes Detail schriftlich zu bestätigen oder zu dementieren.
4. Bewahren Sie die Antwort in der Akte des Bewerbers auf.

Verwenden Sie für Abschlüsse und Diplome aus einem anderen Land die nationalen Informationszentren für Anerkennungsfragen, bekannt als ENIC-NARIC. Zum Beispiel sagt Norwegens Direktion für Hochschulbildung und Kompetenzen, dass sie als ENIC-NARIC-Büro Informationen über Bildungssysteme, akkreditierte Institutionen und Kontakte zu Behörden in den Ländern des Netzwerks bereitstellen kann³. Sie hilft Arbeitgebern auch dabei herauszufinden, ob eine Stelle eine formelle Anerkennung erfordert und welche Behörde dafür zuständig ist³.

Achten Sie auf: eine Schule, die Sie auf keiner offiziellen Liste finden können, Daten, die nicht zum Alter oder zum beruflichen Werdegang der Person passen, und einen Bewerber, der kein Einverständnisformular unterschreiben will.

Schritt 3: Testen Sie die Fähigkeit, nicht nur das Papier

Ein praktischer Test ist der beste Weg, um zu sehen, was eine Person kann. Führen Sie ihn persönlich oder per beaufsichtigtem Live-Video durch. Verwenden Sie die echten Werkzeuge und Aufgaben des Jobs.

Ein guter Test hat:

• Eine schriftliche Aufgabenliste, die für jeden Bewerber gleich ist.
• Eine Bestehensgrenze, die vor Testbeginn vereinbart wurde.
• Einen Prüfer, der keine Gebühr für jeden Arbeitnehmer erhält, der besteht.
• Ein aufgezeichnetes Ergebnis, wie z. B. ein Bewertungsbogen.

Einige Zielländer führen ihre eigenen obligatorischen Tests durch. Saudi-Arabiens Ministerium für Humanressourcen und soziale Entwicklung sagt, dass sein Programm zur Kompetenzüberprüfung (SVP) eingeführt wurde, um berufliche Qualifikationen zu prüfen, bevor Arbeitsvisa ausgestellt werden⁴. Diese Regelungen können sich schnell ändern. Im Juli 2026 stellte Saudi-Arabien die Ausstellung von Arbeitsvisa für nepalesische Arbeitnehmer in fünf Jobkategorien ein, die das SVP-Zertifikat erfordern, nachdem Nepal das Testinstitut geschlossen hatte und erklärte, es habe keine rechtliche Befugnis, die Tests durchzuführen⁴. Die Lektion: Bestätigen Sie, dass das Testzentrum von den Behörden beider Länder zugelassen ist, und planen Sie zusätzliche Zeit in Ihrem Einstellungsplan ein.

Entscheiden Sie auch, wer zahlt. Die ILO rechnet die Kosten für die Überprüfung der Fähigkeiten, Qualifikationen und Sprachkenntnisse eines Arbeitnehmers zu den Anwerbungskosten². Ihre Richtlinien besagen, dass Arbeitnehmer keine Anwerbungsgebühren oder damit verbundene Kosten tragen sollten². Im Fall von Nepal wurden Arbeitnehmer aufgefordert, selbst eine Prüfungsgebühr von 50 US-Dollar zu zahlen⁴. Kalkulieren Sie die Testkosten in Ihr eigenes Budget ein und bitten Sie Ihre Agentur, schriftlich zu bestätigen, dass die Arbeitnehmer diese nicht tragen.

Schritt 4: Sprechen Sie mit früheren Vorgesetzten

Ein kurzes Telefonat mit einem früheren direkten Vorgesetzten zeigt, wie jemand wirklich arbeitet. Fragen Sie den Bewerber nach dem Namen des Vorgesetzten, finden Sie dann selbst die Haupttelefonnummer des Unternehmens und bitten Sie darum, durchgestellt zu werden. Dies verhindert, dass sich ein Freund als Chef ausgibt.

• Wie lauteten die Berufsbezeichnung und die Beschäftigungsdaten der Person?
• Welche Maschinen, Werkzeuge oder Systeme haben sie täglich benutzt?
• Haben sie Sicherheitsregeln befolgt, ohne daran erinnert werden zu müssen?
• Warum haben sie das Unternehmen verlassen? Würden Sie sie wieder einstellen?

Holen Sie das Einverständnis des Bewerbers ein, bevor Sie anrufen. Notieren Sie sich die Antworten, das Datum und die Person, mit der Sie gesprochen haben.

Schritt 5: Gehen Sie vorsichtig mit polizeilichen Führungszeugnissen um

Jedes Land hat sein eigenes Verfahren für Führungszeugnisse. Bestätigen Sie die genauen Schritte mit der ausstellenden Behörde oder der Botschaft, bevor Sie Arbeitnehmer um eine Beantragung bitten.

Einige Zielländer machen diese Prüfungen zu einem Teil des Visumverfahrens. Im Vereinigten Königreich müssen Antragsteller für bestimmte Visumrouten, wie z. B. Fachkraftjobs in Bildung, Gesundheit oder Sozialwesen, für jedes Land, in dem sie in den letzten 10 Jahren ab dem Alter von 18 Jahren 12 Monate oder länger gelebt haben, ein polizeiliches Führungszeugnis vorlegen⁵. Die gleiche britische Richtlinie besagt, dass das Gesetz Arbeitgeber in einigen Fällen im Gesundheits- und Bildungssektor verpflichtet, diese Prüfungen durchzuführen, während dies andernorts nur als bewährte Praxis gilt⁵.

Daten aus dem Strafregister sind sehr sensibel. Im Vereinigten Königreich sagt der Datenschutzbeauftragte, dass diese nur unter der Kontrolle einer offiziellen Behörde oder dort verarbeitet werden dürfen, wo das Gesetz es erlaubt⁶. Er warnt auch davor, dass in den meisten Fällen eine branchenweite Sperrliste auf der Grundlage von Strafregistern gegen das Gesetz verstößt⁶. Die Aufsichtsbehörde sagt, dass diese Richtlinie überprüft wird und andere Länder ihre eigenen Regeln haben, prüfen Sie dies also bei einem Datenschutzberater, wo Sie einstellen.

Fordern Sie ein polizeiliches Führungszeugnis nur an, wenn der Job es erfordert, und teilen Sie dem Arbeitnehmer mit, warum. Ein Eintrag muss kein automatisches Nein bedeuten. Fragen Sie, ob sich das Delikt auf die Arbeit bezieht.

Schritt 6: Schützen Sie den Arbeitnehmer während der Prüfung

• Behalten Sie niemals Reisepässe ein. Die ILO sagt, dass Ausweisdokumente von Arbeitnehmern nicht beschlagnahmt oder einbehalten werden sollten². Sehen Sie sich das Original an, machen Sie eine Kopie und geben Sie es zurück.
• Geben Sie Daten nur mit Erlaubnis weiter. Die ILO sagt, dass personenbezogene Daten von Arbeitnehmern nicht ohne deren vorherige schriftliche Zustimmung an Dritte weitergegeben werden sollten².
• Erklären Sie jede Prüfung. Teilen Sie den Arbeitnehmern mit, was Sie prüfen werden, warum und wer das Ergebnis sehen wird, in einer Sprache, die sie verstehen.

Was Sie Ihre Personalagentur fragen sollten

1. Welche Prüfungen führen Sie selbst durch und welche geben Sie an ein anderes Unternehmen weiter?
2. Wie bestätigen Sie Zertifikate an der Quelle?
3. Wer führt Ihre Fachkenntnistests durch und ist das Testzentrum von den Behörden zugelassen?
4. Wer bezahlt die Tests, polizeilichen Führungszeugnisse und Dokumentengebühren?
5. Wie speichern Sie die Daten der Arbeitnehmer, wer kann sie sehen und wann löschen Sie diese?
6. Was passiert, wenn eine Prüfung fehlschlägt, nachdem ein Arbeitnehmer bereits ausgewählt wurde?

Warnsignale

• Viele Bewerber mit dem gleichen Zertifikat von derselben unbekannten Schule.
• Eine Agentur, die Sie nicht mit Bewerbern sprechen oder einen Test beobachten lässt.
• Arbeitnehmer, die sagen, dass sie für ihren eigenen Test oder ihr Zertifikat bezahlt haben.

Häufig gestellte Fragen

Wie lange dauern Hintergrundüberprüfungen bei ausländischen Arbeitskräften?

Das hängt vom Land und der Art der Überprüfung ab. Manche Prüfungen gehen schnell, während andere viel länger dauern, wenn ein Aussteller oder eine Behörde langsam reagiert. Starten Sie diese, sobald Sie Bewerber in die engere Wahl gezogen haben, und planen Sie zusätzliche Zeit ein.

Ist eine beglaubigte Übersetzung der Beweis, dass ein Zertifikat echt ist?

Nein. Ein Stempel zeigt, dass jemand das Dokument übersetzt hat. Er beweist nicht, dass das Original echt ist oder dass es dem Bewerber gehört. Bestätigen Sie das Original immer bei der Stelle, die es ausgestellt hat.

Sollten Arbeitnehmer für ihren eigenen Kompetenztest bezahlen?

Nach den Richtlinien der ILO für faire Anwerbung sind die Kosten für die Überprüfung von Fähigkeiten und Qualifikationen Anwerbungskosten, die Arbeitnehmer nicht tragen sollten. Kalkulieren Sie Testkosten in Ihr eigenes Budget ein. Bitten Sie Ihre Agentur, schriftlich zu bestätigen, dass den Arbeitnehmern diese Kosten nicht berechnet werden.

Was ist, wenn ein guter Bewerber kein Zertifikat hat?

Verwenden Sie einen praktischen Kompetenztest. Viele Fachkräfte haben ihren Beruf bei der Arbeit gelernt und nie die Chance gehabt, ein formelles Papier zu erhalten. Ein fairer, gut dokumentierter Test zeigt Ihnen mehr als ein Zertifikat.