Überwindung von Engpässen bei der Visumbearbeitung in der globalen Personalbeschaffung

Gute Arbeitskräfte im Ausland zu finden, ist nur die halbe Miete. Die andere Hälfte ist die Genehmigung ihrer Visa und Arbeitserlaubnisse vor dem Arbeitsbeginn. Dieser Leitfaden zeigt, wo Visumunterlagen stecken bleiben, und gibt Ihnen einen einfachen Plan an die Hand: einen Zeitplan für jedes Land, eine Aktenprüfung vor der Einreichung, eine Methode zur Nachverfolgung von Ablaufdaten sowie Fragen für Ihre Agentur oder Ihren Berater.

Warum Visumunterlagen stecken bleiben

Die meisten Verzögerungen liegen in der Verantwortung des Arbeitgebers, nicht bei der Botschaft. Ein Dokument fehlt. Ein Name wird unterschiedlich geschrieben. Ein medizinisches Zertifikat läuft ab, während die Akte in Bearbeitung ist. Ein Termin wird zu spät gebucht. Jedes dieser Probleme kann dazu führen, dass die Akte zurückgeschickt wird und Wochen an Zeit verloren gehen.

Die zweite Ursache ist die Annahme, dass jedes Land nach demselben Prinzip arbeitet. Innerhalb der Europäischen Union hängt das Recht eines Arbeitnehmers, der aus einem Land ohne spezielles Abkommen mit der EU kommt, von den nationalen Gesetzen des Ziellandes ab.¹ Eine Checkliste, die für ein Land funktionierte, kann im nächsten also versagen.

Die dritte Ursache ist, dass nicht bekannt ist, wann die offizielle Frist zu laufen beginnt. Gemäß der EU-Richtlinie für eine einheitliche Erlaubnis sollte die Behörde innerhalb von 90 Tagen entscheiden, wobei die 90 Tage ab dem Datum zählen, an dem ein vollständiger Antrag eingereicht wurde.² In komplexen Fällen kann sich die Behörde weitere 30 Tage Zeit nehmen.² Eine unvollständige Akte setzt diese Frist nicht in Ihrem Sinne in Gang.

Das Vereinigte Königreich bietet ein ähnliches Bild. Bei einem Visum für qualifizierte Arbeitnehmer (Skilled Worker visa), das von außerhalb des Vereinigten Königreichs beantragt wird, erfolgt eine Entscheidung normalerweise innerhalb von 3 Wochen, aber erst nachdem der Arbeitnehmer den Antrag online gestellt, seine Identität nachgewiesen und seine Dokumente eingereicht hat.³ Es kann länger dauern, wenn die Dokumente überprüft werden müssen oder der Arbeitnehmer an einem Vorstellungsgespräch teilnehmen muss.³

Schritt 1: Erstellen Sie einen Zeitplan für jedes Land, bevor Sie Angebote machen

Bevor Sie ein Startdatum versprechen, finden Sie heraus, wie der Prozess im Zielland funktioniert – über die offizielle Einwanderungs-Website oder einen lizenzierten Berater. Halten Sie für jedes Land Folgendes schriftlich fest:

• Wer den Antrag stellt. Unter der EU-Richtlinie für eine einheitliche Erlaubnis legt jeder Mitgliedstaat fest, ob der Arbeitnehmer, der Arbeitgeber oder einer von beiden den Antrag einreicht.²
• Wie früh Sie sich bewerben können. Im Vereinigten Königreich kann ein Arbeitnehmer bis zu 3 Monate vor dem auf seinem Sponsoring-Zertifikat angegebenen Startdatum ein Visum für qualifizierte Arbeitnehmer beantragen.⁴
• Die übliche Bearbeitungszeit zuzüglich einer Sicherheitsmarge.
• Ob der Arbeitnehmer einen Termin benötigt. Einige Antragsteller im Vereinigten Königreich müssen ihre Fingerabdrücke und ein Foto in einem Visum-Antragszentrum abgeben, und das nächste Zentrum befindet sich möglicherweise in einem anderen Land.³
• Welche medizinischen Tests erforderlich sind, wo diese durchgeführt werden müssen und wie lange die Ergebnisse gültig bleiben.
• Welche Dokumente übersetzt oder offiziell beglaubigt werden müssen.

Planen Sie dann rückwärts vom Startdatum aus: Vertrag, Dokumente, medizinische Untersuchung, Einreichung, Termin, Entscheidung, Flug. Wenn der Plan nicht aufgeht, verschieben Sie das Startdatum jetzt, bevor der Arbeitnehmer seinen derzeitigen Job kündigt.

Schritt 2: Überprüfen Sie jede Akte, bevor sie eingereicht wird

Eine kurze Überprüfung vor der Einreichung spart am meisten Zeit. Lassen Sie die Akte von einer zweiten Person, nicht von derjenigen, die sie erstellt hat, jedes Mal anhand derselben Liste prüfen:

1. Der Reisepass ist lange genug gültig. Prüfen Sie die Vorschrift des Ziellandes.
2. Namen, Geburtsdaten und Passnummern stimmen auf jedem Dokument buchstabengetreu überein.
3. Berufsbezeichnung, Gehalt und Startdatum sind im Vertrag, im Stellenangebot und im Antrag identisch.
4. Jedes Dokument in einer Fremdsprache verfügt über die von der Behörde geforderte Übersetzung.
5. Dokumente, die eine offizielle Beglaubigung erfordern, verfügen über diese.
6. Medizinische Ergebnisse und polizeiliche Führungszeugnisse sind am erwarteten Entscheidungsdatum noch gültig, nicht nur am Tag der Einreichung.
7. Fotos entsprechen den offiziellen Größen- und Hintergrundregeln.
8. Der Arbeitnehmer hat alles unterschrieben, was eine Unterschrift erfordert.

Die offizielle Beglaubigung ist ein häufiger Verzögerungsgrund. Viele Länder haben das Haager Apostille-Übereinkommen unterzeichnet. Es ersetzt den oft langwierigen und kostspieligen Legalisierungsprozess durch ein einziges Zertifikat, die Apostille, das in dem Land ausgestellt wird, aus dem das Dokument stammt.⁵ Das Übereinkommen hat 130 Vertragsparteien.⁵ Eine elektronische Apostille ist genauso gültig wie eine in Papierform.⁵ Wenn eines der Länder keine Vertragspartei ist, rechnen Sie mit dem herkömmlichen Legalisierungsweg und bestätigen Sie die Schritte bei der Botschaft.

Wenn bei der Prüfung ein Problem festgestellt wird, beheben Sie es vor der Einreichung. Eine lückenhafte Akte, die nur "eingereicht wird, um in der Schlange zu stehen", kostet in der Regel mehr Zeit, als sie spart.

Schritt 3: Medizinische Untersuchungen, Termine und Ablaufdaten aufeinander abstimmen

Viele Visumdokumente laufen ab. Wenn sie während der Wartezeit ablaufen, muss der Arbeitnehmer sie erneut beantragen. Ein Beispiel: Im Vereinigten Königreich benötigen Personen, die für 6 Monate oder länger kommen und kürzlich in bestimmten gelisteten Ländern gelebt haben, einen Tuberkulosetest (TB).⁶ Wenn der Test negativ ausfällt, ist das Zertifikat 6 Monate ab dem Datum des Röntgenbildes gültig.⁶ Andere Länder haben ihre eigenen medizinischen Regeln und Gültigkeitszeiträume, prüfen Sie diese also bei der offiziellen Behörde.

Um den Überblick zu behalten, führen Sie ein Tracking-Blatt für die gesamte Gruppe. Erfassen Sie für jeden Arbeitnehmer:

• Pass-Ablaufdatum
• Datum der medizinischen Untersuchung und Ablaufdatum
• Datum des Führungszeugnisses und Ablaufdatum
• Termindatum und -ort
• Datum der Antragseinreichung
• Offizielle Bearbeitungszeit und das Datum, an dem Sie eine Entscheidung erwarten

Sortieren Sie das Blatt nach dem nächsten Ablaufdatum und überprüfen Sie es wöchentlich. In großen Gruppen verhindert dies, dass ein abgelaufenes Zertifikat einen ganzen Flug verzögert.

Auch die Reihenfolge ist wichtig. Buchen Sie den Termin zuerst, wenn die Plätze knapp sind. Planen Sie dann die medizinische Untersuchung zeitlich so nah am Termin, dass das Ergebnis bei der Entscheidung noch gültig ist.

Schritt 4: Halten Sie Arbeitnehmer während der Wartezeit informiert und geschützt

Eine lange, stille Wartezeit gibt dem Arbeitnehmer Zeit, an der Stelle zu zweifeln oder ein anderes Angebot anzunehmen. Senden Sie jede Woche ein kurzes, ehrliches Update, auch wenn sich nichts geändert hat. Geben Sie jedem Arbeitnehmer eine benannte Kontaktperson. Teilen Sie ihnen mit, was der nächste Schritt ist und wann sie ungefähr damit rechnen können.

Eine faire Behandlung in diesem Zeitraum ist auch eine Frage internationaler Standards. Die Internationale Arbeitsorganisation (ILO) besagt, dass Wanderarbeitnehmer rechtzeitig vor dem Verlassen ihres Heimatlandes einen schriftlichen Vertrag in einer Sprache erhalten sollten, die sie verstehen.⁷ Sie besagt außerdem, dass den Arbeitnehmern keine Vermittlungsgebühren oder damit verbundene Kosten in Rechnung gestellt werden sollten.⁷ Identitätsdokumente und Verträge der Arbeitnehmer sollten ihnen nicht vorenthalten werden.⁷ Wenn ein Reisepass für die Visaphase abgegeben werden muss, stellen Sie sicher, dass er an den Arbeitnehmer zurückgegeben wird, sobald dieser Schritt abgeschlossen ist.

Nutzen Sie die Wartezeit, um klare Informationen über den Job, die Unterkunft und die erste Woche weiterzugeben.

Schritt 5: Fragen an Ihre Agentur oder Ihren Einwanderungsberater

Wenn ein Partner die Visumsarbeit für Sie erledigt, stellen Sie diese Fragen, bevor Sie unterschreiben:

• Welche offiziellen Quellen nutzen Sie für die Regeln des jeweiligen Landes und wie oft überprüfen Sie diese?
• Wer prüft jede Akte, bevor sie eingereicht wird, und welche Checkliste wird dabei verwendet?
• Wie oft und in welcher Form werden Sie uns informieren?
• Was passiert, wenn ein Antrag abgelehnt oder zurückgeschickt wird?
• Zahlen Arbeitnehmer irgendwelche Gebühren an Sie oder an Dritte, mit denen Sie zusammenarbeiten?
• Wer behält die Reisepässe der Arbeitnehmer während des Prozesses und wie lange?

Warnsignale, auf die Sie achten sollten

• Jeder, der ein "garantiertes" Visum verspricht. Nur die Behörde entscheidet.
• Angebote eines schnellen Weges, der nicht auf der offiziellen Regierungs-Website erscheint.
• Arbeitnehmer, die aufgefordert werden, Vermittlungsgebühren zu zahlen.
• Partner, die die Reisepässe der Arbeitnehmer länger behalten, als es für den Visumschritt nötig ist.

Visumverzögerungen haben selten eine einzige große Ursache. Ein klarer Zeitplan, eine sorgfältige Aktenprüfung, eine wöchentliche Überprüfung der Ablaufdaten und ein stetiger Kontakt zu den Arbeitnehmern schließen die meisten kleinen Lücken, bevor sie Sie ein Startdatum kosten.

Häufig gestellte Fragen

Wie lange dauert die Bearbeitung eines Arbeitsvisums?

Das hängt vom Land und der Visumart ab. Einige Behörden veröffentlichen eine offizielle Bearbeitungszeit, und nach einigen Regeln, wie etwa der EU-einheitlichen Erlaubnis, beginnt diese Zeit erst ab dem Datum, an dem die Akte vollständig ist. Überprüfen Sie immer die offizielle Einwanderungs-Website des Ziellandes und rechnen Sie eine Sicherheitsmarge ein.

Können wir eine unvollständige Akte einreichen, um Zeit zu sparen?

Das ist meistens keine gute Idee. Eine unvollständige Akte kann zurückgeschickt oder auf Eis gelegt werden, was Wochen an Zeit kostet. Beheben Sie zuerst die Lücken und reichen Sie eine vollständige Akte ein.

Was ist eine Apostille und brauchen wir eine?

Eine Apostille ist ein einzelnes Zertifikat, das ein öffentliches Dokument bestätigt, damit es in einem anderen Land verwendet werden kann. Sie ersetzt den längeren Legalisierungsprozess zwischen Ländern, die dem Haager Apostille-Übereinkommen beigetreten sind. Fragen Sie die Behörde des Ziellandes, welche Dokumente eine Apostille benötigen.

Sollten Arbeitnehmer für ihr eigenes Visum oder Vermittlungskosten aufkommen?

Internationale Standards für faire Rekrutierung besagen, dass Arbeitnehmer keine Vermittlungsgebühren oder damit verbundene Kosten zahlen sollten. Prüfen Sie das Gesetz sowohl im Entsendeland als auch im Empfangsland. Stellen Sie sicher, dass Ihre Agentur dieselbe Regel befolgt.