Das globale Vorgehen gegen illegale Vermittlungsgebühren: Was Arbeitgeber wissen müssen

Dieser Leitfaden richtet sich an Arbeitgeber, Personalleiter und Einkäufer von Arbeitskräften, die in großer Zahl Arbeitskräfte aus dem Ausland einstellen. Sie erfahren, was sich geändert hat, was als Vermittlungsgebühr gilt, wo das Gesetz es bereits verbietet, dass Arbeitnehmer zahlen, warum Gebühren dennoch auftauchen, obwohl Sie glauben, für alles zu bezahlen, und erhalten eine Schritt-für-Schritt-Checkliste mit Fragen, die Sie Ihren Agenturen stellen sollten.

Was hat sich geändert?

Dass Arbeitnehmer für ihren eigenen Arbeitsplatz bezahlen, wird nun öffentlich in Frage gestellt, und zwar auf beiden Seiten des Einstellungsprozesses.

Ende Oktober 2026 erklärte der Staatsminister für Wohlfahrt von Expatriates in Bangladesch, der saudi-arabische Botschafter habe gefragt, warum bangladeschische Arbeitnehmer Vermittlungskosten zahlen, wenn Arbeitgeber in Saudi-Arabien bereits alle Kosten, einschließlich des Flugpreises, übernehmen.¹ Vertreter von Personalvermittlungsagenturen protestierten bei diesem Treffen, und der Minister selbst räumte ein, dass Arbeitnehmer manchmal für Visa bezahlen, um mit Arbeitnehmern aus anderen Ländern konkurrieren zu können.¹ Die Botschaft an die Arbeitgeber ist einfach: Selbst wenn Sie bezahlen, könnte jemand in der Kette dem Arbeitnehmer erneut Kosten in Rechnung stellen.

In einem Urteil vom selben Monat entschied das neuseeländische Arbeitsgericht, dass die Erhebung einer Vermittlungsgebühr für einen Arbeitsplatz in Neuseeland rechtswidrig ist, auch wenn das Geld außerhalb des Landes gezahlt wird.² Das Urteil deckt auch Zahlungen ab, die über Familienangehörige, Freunde oder Vermittlungsagenturen im Auftrag des Arbeitgebers getätigt werden. Immigration New Zealand warnte Arbeitgeber und deren Vermittler davor, sicherzustellen, dass ihre Offshore-Praktiken den neuseeländischen Standards entsprechen.²

Diese Fälle sind keine neuen Ideen. Sie wenden Standards an, die schon seit Jahren bestehen. Die Leitlinien der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO) zur fairen Rekrutierung besagen, dass Arbeitnehmern weder direkt noch indirekt, ganz oder teilweise, Gebühren oder damit verbundene Kosten für ihre Vermittlung in Rechnung gestellt werden sollten.³ Das vom Institute for Human Rights and Business (IHRB) geförderte „Employer Pays Principle“ ist eine Verpflichtung des Arbeitgebers, die vollen Kosten der Rekrutierung zu tragen, und spiegelt Prinzip 1 der Dhaka-Prinzipien wider: Kein Arbeitnehmer sollte für einen Arbeitsplatz bezahlen.⁴

Was zählt als Vermittlungsgebühr?

Viele Einkäufer denken, eine „Gebühr“ bedeute nur die Vermittlungsprovision der Agentur. Die Definitionen sind jedoch weitaus umfassender. Das IHRB erklärt, dass diese Gebühren die Vermittlung selbst, Reise-, Visa- und Verwaltungskosten sowie sonstige nicht näher spezifizierte Servicegebühren abdecken können.⁴ Die US-Bundesvertragsregel zum Menschenhandel liefert eine der detailliertesten Listen. Sie definiert Vermittlungsgebühren als Gebühren jeder Art, die mit dem Rekrutierungsprozess zusammenhängen, unabhängig davon, wann, wie oder wo sie erhoben oder eingezogen werden.⁵ Die Liste umfasst:

• Suche, Vorstellungsgespräche, Auswahl, Schulung, Orientierung und Fähigkeitstests von Arbeitnehmern;
• Werbung, Arbeitsbescheinigungen sowie die Bearbeitung von Anträgen und Petitionen;
• Visa, Fotos, Reisepässe sowie andere Identitäts- oder Einwanderungsdokumente;
• Erforderliche medizinische Untersuchungen und Impfungen sowie Hintergrund-, Referenz- und Sicherheitsüberprüfungen;
• Gebühren für Personalvermittler, Agenten oder Anwälte des Arbeitgebers sowie Notar- oder Anwaltskosten;
• Dolmetschen, Übersetzungen und Reisevorkehrungen;
• Von der Regierung vorgeschriebene Gebühren wie Grenzübergangsgebühren, Abgaben oder Arbeitnehmer-Wohlfahrtsfonds;
• Flugpreise und andere Transportmittel vom Heimatland zum Arbeitsort und zurück am Ende des Arbeitsverhältnisses;
• Sicherheitsleistungen, Kautionen, Versicherungen und Kosten für Ausrüstung.

Dieselbe Regel besagt, dass eine Zahlung weiterhin als Vermittlungsgebühr gilt, wenn sie vom Lohn abgezogen, durch geringere Bezahlung oder Leistungen zurückgezahlt, als Schmiergeld oder kostenlose Arbeitsleistung erbracht oder von einem Agenten, Arbeitsvermittler, Personaldienstleister oder Subunternehmer auf irgendeiner Ebene eingezogen wird.⁵ Einfach ausgedrückt: Wenn ein Arbeitnehmer irgendetwas zahlt, um den Job zu bekommen, in welcher Form auch immer, an wen auch immer, zählt es.

Wo das Gesetz bereits besagt, dass der Arbeitnehmer nicht zahlen darf

An mehreren Orten ist dies bereits Gesetz, nicht nur eine bewährte Praxis.

• Vereinigte Arabische Emirate. Artikel 6 des Föderalen Dekretgesetzes Nr. 33 von 2021 besagt, dass ein Arbeitgeber dem Arbeitnehmer keine Vermittlungs- und Beschäftigungskosten direkt oder indirekt in Rechnung stellen oder von ihm einziehen darf. Derselbe Artikel verlangt eine Arbeitserlaubnis vom Ministerium für Humanressourcen und Emiratisierung (MOHRE) und verbietet die Vermittlung oder die Tätigkeit als Vermittler ohne eine Lizenz des Ministeriums.⁶
• Neuseeland. Die Entscheidung des Arbeitsgerichts wendet den Wages Protection Act 1983 auf Gebühren an, die im Ausland und über Dritte gezahlt werden.²
• US-Bundesverträge. Auftragnehmer, ihre Mitarbeiter und ihre Beauftragten dürfen Mitarbeitern oder potenziellen Mitarbeitern keine Vermittlungsgebühren in Rechnung stellen, und einige Verträge erfordern einen Compliance-Plan, der einen Rekrutierungs- und Lohnplan enthält, der diese Gebühren verbietet.⁵

Wenn Sie Arbeitskräfte für mehr als ein Land einstellen, prüfen Sie die Regeln in jedem Zielland und in jedem Land, aus dem Sie rekrutieren.

Warum Gebühren auftauchen, obwohl Sie bezahlen

Die meisten Arbeitgeber, die feststellen, dass Arbeitnehmer in ihrer Lieferkette Gebühren zahlen, hatten dies nicht geplant. Die Ursache ist oft der Preis. Das IHRB erklärt, dass der intensive Wettbewerb zwischen Agenturen den Preis für die Vermittlung so weit nach unten drückt, dass der einzige Weg für eine Agentur, Gewinn zu machen, darin besteht, den Arbeitnehmern Gebühren zu berechnen.⁷ Es wird zudem angemerkt, dass Einstellungsmanager auf Unternehmensebene in der Lage sein können, Agenturen um Bestechungsgelder oder Gefälligkeiten zu bitten.⁷

Ein sehr niedriges Angebot oder ein „kostenloses“ Vermittlungsangebot ist also ein Warnsignal, keine Ersparnis. Wenn Sie nicht für die Arbeit bezahlen, tut es wahrscheinlich der Arbeitnehmer.

Warum es für Ihr Unternehmen wichtig ist

Vermittlungsgebühren sind kein kleines bürokratisches Problem. Das IHRB erklärt, dass diese Gebühren Arbeitnehmer in Armut stürzen und manchmal in Zwangsarbeit führen können.⁷ Die ILO schätzt, dass weltweit 27,6 Millionen Männer, Frauen und Kinder in Zwangsarbeit leben, in jedem Land und jedem Wirtschaftssektor.⁸ Ein Arbeitnehmer, der für einen Job verschuldet ist, hat möglicherweise Angst, sich über unsichere Bedingungen zu beschweren. Für Sie bedeutet das ein rechtliches Risiko, den Verlust von Kunden, die ihre Lieferanten prüfen, und eine höhere Fluktuation.

Eine praktische Checkliste für Arbeitgeber

1. Bevor Sie einen Vertrag mit einer Agentur unterzeichnen

1. Schreiben Sie eine klare „Keine Gebühren für Arbeitnehmer“-Regel in Ihren Vertrag und verwenden Sie eine weite Definition wie in den oben genannten Listen.
2. Fordern Sie von jeder Agentur schriftlich einen detaillierten Preis an, der jeden Kostenpunkt ausweist, den Sie zahlen werden: medizinische Tests, Visa, Reisekosten, Schulung, Dokumente und die eigene Servicegebühr der Agentur.
3. Fragen Sie, welche Untervermittler oder Makler sie im Entsendeland nutzen, und fordern Sie dieselbe Regel für jeden von ihnen.
4. Vergleichen Sie Angebote. Wenn eines weit unter den anderen liegt, fragen Sie genau, wie die Agentur ihre Kosten deckt.
5. Prüfen Sie, ob die Agentur im IHRB Responsible Recruitment Register aufgeführt oder nach dem IOM IRIS-Schema zertifiziert ist.⁷

2. Fragen an Ihre Agentur

• Wer zahlt für den medizinischen Test, das Visum, den Flug und jegliche Schulung vor der Abreise?
• Zahlt irgendein Arbeitnehmer eine Kaution, eine Bürgschaft oder eine „Bearbeitungsgebühr“ an irgendjemanden?
• Wie teilen Sie den Arbeitnehmern mit, dass der Job kostenlos ist, und in welcher Sprache?
• Können wir Arbeitnehmer privat befragen, ohne dass Ihre Mitarbeiter anwesend sind?
• Was passiert, wenn wir feststellen, dass ein Arbeitnehmer gezahlt hat?

3. Wenn Arbeitnehmer eintreffen

1. Sprechen Sie mit einer Auswahl neuer Arbeitnehmer in ihrer eigenen Sprache, außerhalb der Anwesenheit von Agenturmitarbeitern. Fragen Sie, was sie bezahlt haben, an wen und ob sie Geld geliehen haben.
2. Überprüfen Sie die ersten Gehaltsabrechnungen auf Abzüge, die Sie nicht genehmigt haben.
3. Geben Sie Arbeitnehmern einen sicheren Weg, Gebühren nach der Ankunft zu melden, nicht nur am ersten Tag.

4. Wenn Sie Gebühren entdecken

1. Bestrafen Sie den Arbeitnehmer nicht. Er ist das Opfer.
2. Zahlen Sie den Arbeitnehmern das Geld zurück und fordern Sie es dann gemäß Ihrem Vertrag von der Agentur zurück. Gemäß der US-Bundesregel ist Abhilfe, die Entschädigung von Opfern beinhalten kann, einer der Faktoren, die Beamte berücksichtigen können.⁵
3. Vereinbaren Sie einen schriftlichen Korrekturplan mit der Agentur oder beenden Sie die Zusammenarbeit, wenn sie sich nicht ändern wird.
4. Bewahren Sie Unterlagen auf, die Sie Kunden oder Behörden vorlegen können.

Planen Sie das Budget ehrlich

Die Übernahme der vollen Vermittlungskosten kostet mehr, als das billigste Angebot zu akzeptieren. Planen Sie dies von Anfang an ein. Das IHRB warnt auch, dass Agenturen, die sich von Modellen mit Arbeitnehmerzahlungen entfernen, möglicherweise Zeit und Unterstützung benötigen, um sich zu ändern. Setzen Sie daher klare Termine und prüfen Sie den Fortschritt, anstatt Änderungen über Nacht zu erwarten.⁷ Ein voll detaillierter Preis ist in der Regel billiger als ein Rechtsstreit oder ein verlorener Kunde.

Häufig gestellte Fragen

Ist es legal, Arbeitnehmer für ihr eigenes Visum oder ihren medizinischen Test bezahlen zu lassen?

Nach den internationalen Leitlinien für faire Rekrutierung handelt es sich hierbei um Rekrutierungskosten, die der Arbeitgeber tragen sollte. In einigen Ländern ist es zudem gesetzlich verboten, diese an den Arbeitnehmer weiterzugeben. Der sicherste Ansatz ist, sie selbst zu bezahlen und dies schriftlich festzuhalten.

Was, wenn die Gebühr an einen Agenten im Heimatland des Arbeitnehmers gezahlt wurde?

Das zählt trotzdem. Im Ausland gezahlte Gebühren, die über Untervermittler oder Familienangehörige fließen, können dennoch ein rechtliches Risiko für den Arbeitgeber darstellen. Ihr Vertrag sollte jeden Agenten in der Kette abdecken.

Wie kann ich feststellen, ob Arbeitnehmer Gebühren gezahlt haben?

Fragen Sie sie direkt und privat, in ihrer eigenen Sprache, kurz nach ihrer Ankunft. Prüfen Sie Gehaltsabrechnungen auf unerklärliche Abzüge. Sehr niedrige Agenturpreise sind ebenfalls ein Warnsignal.

Was sollte ich tun, wenn ich entdecke, dass Arbeitnehmer bezahlt haben?

Entschädigen Sie zuerst die Arbeitnehmer und bestrafen Sie sie nicht. Holen Sie sich dann das Geld von der Agentur zurück und vereinbaren Sie einen Plan, damit dies nicht erneut geschieht. Führen Sie Aufzeichnungen über jeden Schritt.